Niniejszy dokument, (stanowiący strategię informatyzacji), przedstawia propozycję długofalowej strategii działań związanych z procesem informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie (UM). W ogólności strategia informatyzacji powinna wskazywać na potrzebę modyfikacji określonych systemów oraz sugerować zastosowanie odpowiednich technologii i rozwiązań. Ważnym elementem strategii jest przeprowadzenie analizy potrzeb informacyjnych, ponieważ w jej wyniku możliwe staje się określenie głównych kierunków dalszego rozwoju, z których powinny wynikać cele stawiane przed procesem informatyzacji. Aby podkreślić różnice w zakresie i kolejności realizacji tych celów, strategia definiuje trzy podstawowe kategorie celów:

· cele strategiczne (zakres 10 lat),

· cele taktyczne (zakres 3 letni),

· cele operacyjne (zakres 1 rok).

Strategia powinna zapewniać osiągnięcie celu strategicznego za pomocą realizacji celów taktycznych i operacyjnych. W dalszej części dokumentu zdefiniowano cel strategiczny oraz cele taktyczne.

Strategia informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie wynika z dążenia do zwiększenia efektywności funkcjonowania UM w Koninie oraz jednostek organizacyjnych. Jej celem jest poprawa poziomu życia mieszkańców oraz zdynamizowanie rozwoju gospodarczego miasta. Strategia jest wypadkową potrzeb oraz uwarunkowań wewnętrznych i uwarunkowań zewnętrznych, wynikających z regulacji i rekomendacji promujących rozwój społeczeństwa informacyjnego w regionie, kraju i Europie.

Niniejszy dokument składa się z czterech głównych rozdziałów. W pierwszym rozdziale „Wprowadzenie” przedstawione zostały uwarunkowania wyznaczające kształt strategii informatyzacji. Drugi rozdział „Stan obecny informatyzacji UM w Koninie” skupia się na obecnym stanie informatyzacji UM w Koninie z uwzględnieniem sprzętu komputerowego, systemów informatycznych oraz infrastruktury sieciowej. Rozdział trzeci „Potrzeby informacyjne Urzędu Miejskiego w Koninie” stanowi przegląd potrzeb Urzędu sklasyfikowanych w grupach, w zależności od podmiotu zgłaszającego dane potrzeby informacyjne. Rozdział czwarty „Rekomendacje dotyczące zmian w systemie informacyjnym”, przedstawia rekomendacje uwzględniające priorytety informatyzacji w odniesieniu do obszarów objętych strategią informatyzacji. Ponadto rozdział czwarty zawiera zestawienie celów głównych rozwoju miasta z celami strategii informatyzacji oraz plan realizacji działań dotyczących procesu informatyzacji, z podziałem na warianty uwzględniające zróżnicowane możliwości finansowe UM.

Poniższe sekcje skupiają się na analizie uwarunkowań zewnętrznych oraz wewnętrznych warunkujących potrzeby a co za tym idzie i kierunki informatyzacji UM w Koninie.

1.2. Uwarunkowania wewnętrzne

Wśród czynników wewnętrznych określających kierunki rozwoju miasta wymienić należy założenia ujęte w dokumencie „Strategia a rozwoju miasta Konina – Konin 2010”. Dokument ten stanowi element zarządzania strategicznego realizowanego przez władze miasta, wskazując główne kierunki oraz możliwe i najbardziej korzystne dla mieszkańców Konina drogi rozwoju w perspektywie 10 lat.

Główne cele rozwoju miasta zostały scharakteryzowane następująco:

· poprawa warunków życia mieszkańców,

· dbałość o środowisko naturalne,

· tworzenie więzi wśród mieszkańców,

· kształtowanie pozytywnego wizerunku miasta w kraju i za granicą,

· stymulowanie rozwoju przedsiębiorczości zrównoważonej i nowoczesnej gospodarki lokalnej,

· poprawa funkcjonowania istniejącej oraz rozwój nowej infrastruktury technicznej.

„Strategia rozwoju miasta Konina” obejmuje długi horyzont czasowy, ale jej przesłanie powinno stanowić element procesu podejmowania decyzji, dotyczących przyszłego poziomu rozwoju gminy na obecnym etapie – etapie tworzenia strategii informatyzacji. Wszelkie działania stanowiące wynik analizy przeprowadzonej w ramach niniejszego dokumentu, powinny być zbieżne z kierunkami przemian postulowanymi w strategii rozwoju miasta.

1.3. Uwarunkowania zewnętrzne

Po stronie uwarunkowań zewnętrznych strategii informatyzacji należy wymienić rekomendacje i regulacje na szczeblu regionalnym, krajowym oraz europejskim. Celem tego typu dokumentów jest przyspieszenie transformacji społeczeństwa europejskiego do społeczeństwa informacyjnego.

Działania krajowe pośrednio wynikają z inicjatyw europejskich, takich, jak Zielona Księga Komisji Europejskiej 1996, eEuropa+, czy pierwowzór „społeczeństwa informacyjnego” – tzw. raportu Bangemanna. Główne cele tych inicjatyw to m.in.:

· tańszy, szybszy i bezpieczniejszy Internet,

· inwestowanie w potencjał ludzki i jego umiejętności,

· stymulacja wykorzystania sieci Internet.

Inicjatywa eEurope2005 planuje w ramach celu strategicznego do roku 2010 przekształcić Unię Europejską w najbardziej konkurencyjną i dynamiczną gospodarkę, opartą na wiedzy i równości szans społecznych. Modernizacja usług publicznych i umożliwienie wszystkim obywatelom uczestniczenia w globalnym społeczeństwie informacyjnym mają być zrealizowane w oparciu o podstawowe założenia:

· współdziałanie w zakresie świadczenia paneuropejskich usług publicznych,

· interaktywne usługi publiczne,

· zamówienia publiczne – przeniesienie tych funkcji na platformę elektroniczną,

· publiczne punkty dostępu do Internetu z dostępem szerokopasmowym,

· kultura i turystyka – definicja usług służących promowaniu Europy i udostępnianiu publicznych informacji w sposób przyjazny,

Najważniejszym celem w planie działań w ramach programu eEurope2005 jest infrastruktura teleinformatyczna, czyli zapewnienie wieloplatformowego, szerokopasmowego dostępu do sieci.

Działania planowane w ramach strategii informatyzacji miasta Konina powinny uwzględniać rozwiązania przyjęte oraz planowane w krajach członkowskich UE, m.in.:

· stworzenie przejrzystej i przyjaznej obywatelowi komunikacji z administracją publiczną

· zapewnienie obywatelom powszechnego dostępu do informacji sektora publicznego, przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa,

· umożliwienie korzystania z sieci Internet do komunikacji urząd – obywatel.

Na poziomie krajowym główne dokumenty kształtujące wizerunek społeczeństwa informacyjnego to m.in.:

· Uchwała Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 14 lipca 2000 r. w sprawie budowania podstaw społeczeństwa informacyjnego w Polsce (M.P. 2000 nr 22 poz.448),

· "Stanowisko w sprawie uchwały Sejmu RP z dnia 14 lipca 2000 r. w sprawie budowania podstaw społeczeństwa informacyjnego w Polsce" z dnia 28 listopada 2000 r. przyjęte przez Radę Ministrów,

· „Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce", przygotowany przez Komitet Badań Naukowych we współpracy z Ministerstwem Łączności z dnia 28 listopada 2000,

· "ePolska – Plan działań na rzecz społeczeństwa informacyjnego w Polsce na lata 2001-2006" z dnia 14 czerwca 2001,

· „WROTA POLSKI – WSTĘPNA KONCEPCJA PROJEKTU” – dokument z 11 grudnia 2002 opracowany w Komitecie Badań Naukowych,

· Strategia Rozwoju Województwa Wielkopolskiego – Poznań 2001,

· „Narodowy Plan Rozwoju 2004-2006. Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce", przygotowany przez Komitet Badań Naukowych we współpracy z Ministerstwem Łączności z dnia 28 listopada 2000,

· - dokument przyjęty przez Radę Ministrów w dniu 14 stycznia 2003,

· Strategia Informatyzacji Województwa Wielkopolskiego – eWielkopolska,

· Projekt ustawy o informatyzacji.

Podstawowe założenia programów takich, jak ePolska bezpośrednio wynikają z rekomendacji europejskich. Odzwierciedlenie treści zaleceń europejskich przejawia się przede wszystkim w podkreślaniu znaczenia powszechnego, szybkiego i taniego dostępu do usług społeczeństwa informacyjnego, w tym do zasobów informacyjnych. Administracja, wykorzystująca techniki społeczeństwa informacyjnego ma służyć obywatelom poprzez swoją dostępność, poufność, wiarygodność i jakość – jednakowo na terenie całej Polski. Budowa nowej administracji powinna opierać się na następujących przesłankach:

· otwartej relacji pomiędzy administracją a obywatelami, wyrażająca się w zapewnieniu powszechnego dostępu do informacji sektora publicznego

· ścisłym związku pomiędzy administracją a „ odbiorcami informacji”

· integracji założeń politycznych i działań pomiędzy agendami rządowymi, posiadającymi sprawną infrastrukturę teleinformatyczną i posługującymi się zintegrowanymi systemami informacyjnymi.

Ponadto, zgodnie z projektem ustawy o informatyzacji, systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych (prowadzenie rejestrów, załatwianie spraw, prowadzenie pism) używane w dniu wejścia ustawy mogą być używane na dotychczasowych zasadach do końca roku 2004. Modernizacja takich systemów powinna być realizowana z uwzględnieniem wymagań technicznych określonych na podstawie przepisów ustawy. Ustawa reguluje także kwestie związane z ujednoliceniem struktury Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) oraz z bezpieczeństwem informacji publicznej udostępnianej w ramach BIP.

Na poziomie regionalnym Strategia Rozwoju Województwa Wielkopolskiego, w rozdziale pt. Strategiczne cele rozwoju, wskazuje w ramach dwóch głównych celów strategicznych:

· zapewnienie mieszkańcom warunków do podwyższania poziomu życia,

· zwiększenie konkurencyjności gospodarki w stosunku do innych regionów Europy.

Motywację do tego typu działań stanowi potrzeba „uzyskania wysokiego poziomu obsługi mieszkańców (gospodarstw domowych) w zakresie usług publicznych oraz dobrej dostępności przestrzennej w tym zakresie; zapewnienia warunków rozwoju duchowego, w tym: kształcenia, kultury, podróży, dostępu do informacji, rozwoju różnych form aktywności społecznej, konsekwentnej restrukturyzacji gospodarki w kierunku zwiększania udziału przemysłów nowoczesnych technologii, a także specjalistycznych usług” – str. 30 wspomnianej strategii.

W Wielkopolsce, z inicjatywy Fundacji Zakłady Kórnickie, powstaje koncepcja unowocześniania gmin i powiatów regionu oraz wdrożenia do praktyki urzędów administracji samorządowej, elektronicznych procedur obsługi przedsiębiorców i obywateli. Projekt „eGovernment w miastach i gminach Wielkopolski” wpisuje się całkowicie w przygotowaną w Urzędzie Marszałkowskim Strategię Budowy Społeczeństwa Informacyjnego w województwie wielkopolskim. Cele tego projektu zakładają m.in.:

· optymalizację procesów w urzędach na poziomie powiatów i gmin, w szczególności optymalizacja obiegu dokumentów,

· wdrożenie w Jednostkach Samorządu Terytorialnego uczestniczących w projekcie zestawu usług świadczonych elektronicznie przez urzędy na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw,

· budowę, na poziomie Urzędu Marszałkowskiego - Portala Informacyjnego i Usług Publicznych w ramach zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania.

Wymienione powyżej uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne wpływają na potrzeby Urzędu, a tym samym pośrednio wpływają na kierunki rozwoju, prezentowane w dalszej części strategii informatyzacji. Aby taka analiza mogła być dogłębna w następnym rozdziale przedstawiono stan obecny informatyzacji w Urzędzie Miejskim w Koninie.

2. Stan obecny informatyzacji UM w Koninie

Urząd Miejski w Koninie w chwili obecnej posiada sprzęt komputerowy, systemy informatyczne i infrastrukturę sieciową, która pozwala realizować bieżące potrzeby informacyjne, jednakże w skali nie obejmującej potrzeb długoterminowych, zmierzających do stworzenia zintegrowanego systemu informacyjnego.

2.1. Sprzęt komputerowy

W posiadaniu UM w chwili obecnej znajduje się sprzęt komputerowy obejmujący 244 komputery (w tym 10 serwerów). Połowa (50%) komputerów klasy PC, wyposażona jest w jednostki centralne o częstotliwości zegara 600MHz i więcej, prawie 30% komputerów posiada jednostki o częstotliwości zegara poniżej 600MHz, pozostałe komputery stanowią punkty dostępu do danych (terminale) podłączone do serwerów w Wydziale Komunikacji, USC oraz Ewidencji Ludności. UM w Koninie posiada blisko 190 drukarek (50% drukarki atramentowe, 30% drukarki laserowe i pozostałe igłowe). Komputery są regularnie, na miarę potrzeb i w zależności od możliwości finansowych, wymieniane, ale w perspektywie najbliższych działań powinno się doposażyć UM w stacje o mocy obliczeniowej dostosowanej do wymogów systemów informatycznych (np. systemu dostępu do informacji przestrzennej).

2.2. Systemy informatyczne

Poniżej zamieszczono zestawienie ważniejszych systemów informatycznych wykorzystywanych aktualnie w UM w Koninie (Tabela 1).

Tabela 1 Systemy informatyczne stosowane w UM w Koninie

System	Wydział
System mis-Partner/Urzędy – system zarządzania obiegiem dokumentów i spraw	Wszystkie wydziały
System USC (ARAM)	USC
System SEL (ARAM) ewidencja ludności oraz rejestr wyborców	SO
System SEP (ARAM) ewidencja pojazdów	WK
System do obsługi dowodów osobistych	SO
System do obsługi uprawnień kierowców (praw jazdy)	WK
System SIGID system dla obsług finansów, podatków i działalności gospodarczej	KS, PO, BU, DG
System EGB IV do obsługi części opisowej ewidencji gruntów	RG, UA, WI, GK
System do ewidencji wykroczeń	SM
System do obsługi BIP – Własny - pisany w PHP, MySQL	BP, WP
System do wspomagania inicjatyw programu PEFRON - SOD	KS
System Budżet Pro	BU
System Informacji Prawniczej – LexPolonica	Wszyscy (6 –licencji)

Poniżej przedstawiona została krótka charakterystyka wymienionych w tabeli - Tabela 1 systemów:

· Mis-Partner - system elektronicznej obsługi dokumentów, którego zadaniem jest wspomaganie procesu zarządzania informacją, a w szczególności dokumentami znajdującymi się we wszystkich wydziałach UM w Koninie (rejestrowanie, wyszukiwanie, zakładanie spraw, tworzenie raportów).

· System wykorzystywany w USC przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji ludności w zakresie:

o rejestracji i wydawania aktów urodzeń,

o rejestracji i wydawania Aktów Ślubu,

o rejestracji i wydawania aktów zgonów.

· SEL - wykorzystywany przez Wydział Spraw Obywatelskich system ewidencji ludności oraz rejestru wyborców. System podlega specjalnym zasadom ochrony informacji na mocy ustawy o ochronie danych osobowych. Podstawowe funkcje systemu związane z obsługą ludności realizowane przez system to, m.in.:

o zameldowania, wymeldowania, przemeldowania, zameldowania czasowe,

o nadawanie numerów ewidencyjnych,

o aktualizacji rejestracji wyborców,

o wydawanie zaświadczeń z zakresu ewidencji ludności (poświadczenie zameldowania),

o spraw z zakresu obywatelstwa polskiego.

Ewidencja odbywa się obecnie w systemie terminalowym z możliwością przejścia na system operacyjny z interfejsem graficznym.

· SEP – wykorzystywany przez Wydział Komunikacji system ewidencji pojazdów. Służy do wydawania dowodów rejestracyjnych czasowych i stałych dla wszystkich pojazdów.

· SIGID - system do obsługi finansów, podatków i działalności gospodarczej w UM. System SIGID oparty jest na starej technologii, nie daje możliwości wymiany informacji pomiędzy innymi systemami. Obecnie następuje przenoszenie systemu SIGID na platformę Windows, co pociąga za sobą konieczność wymiany przestarzałych komputerów. Z uwagi na niepełną funkcjonalność wymaga wsparcia przez systemy Budżet PRO oraz Budżet STII.

· BIP - zgodnie z Ustawą Sejmu RP z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej, (Dz. U. Nr 112 z 8 października 2001r., poz. 1198) do dnia 1 lipca 2003 roku, wszystkie organizacje użyteczności publicznej (urzędy centralne, stowarzyszenia, partie polityczne, związki zawodowe, urzędy wojewódzkie, powiatowe, gminne, organy samorządów zawodowych, podmioty reprezentujące skarb państwa itp.) zobowiązane są posiadać i prowadzić Biuletyn Informacji Publicznej. Intencją ustawodawcy jest by cała informacja, która powinna być wiedzą publiczną (np. czas pracy biur, statuty i regulaminy stowarzyszeń, dokumenty i procedury niezbędne do załatwiania spraw, aktualne dane o przetargach itp.) była łatwo dostępna za pośrednictwem Internetu, oraz by fakt i czas udostępnienia tych informacji oraz ich treść były prawnie weryfikowalne w przyszłości. W przypadku systemu BIP, w Koninie przyjęto rozwiązanie polegające na realizacji zadania przez programistę zatrudnionego w Referacie Informatyki. System powstaje w oparciu o środowisko narzędziowe i język PHP.

· System EGB IV – służy do prowadzenia ewidencji gruntów, budynków i lokali w zakresie danych podmiotowych (o właścicielach i władających) oraz do udostępniania tych danych, tworzenia raportów i wykazów.

· System SOD – służy do wspierania inicjatyw w zakresie likwidacji barier urbanistycznych i architektonicznych oraz pomocy osobom niepełnosprawnym np. w zakresie dofinansowania turnusów rehabilitacyjnych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. Nr 91,poz. 578 z późn. zm.).

· LexPolonica - system składa się z bazy aktów prawnych i orzecznictwa, wyjaśnień i informatorów oraz komentarzy zawierających objaśnienia, artykuły czasopism, wzory pism, notki redakcyjne oraz odesłania do aktów prawnych oraz orzecznictwa Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sądów Apelacyjnych, Trybunału Konstytucyjnego, Sądu Antymonopolowego. W posiadaniu UM w Koninie jest 6 licencji.

Obecnie planuje się zakup 200 licencji na nową wersję systemu Lotus, w celu aktualizacji oraz zwiększenia ilości licencji na system wykorzystywany w UM w Koninie.

2.3. Infrastruktura sieciowa

W chwili obecnej UM posiada sieć wewnętrzną - intranet, łączącą wszystkie lokalizacje UM. Nie istnieje natomiast sieć metropolitalna – MAN – łącząca UM z służbami komunalnymi (instytucje podległe, zasilające system informacji przestrzennej), przedsiębiorstwami, czy jednostkami organizacyjnymi (szkoły, biblioteki itp.). Sieć wewnętrzna UM w Koninie, obejmuje następujące jednostki (w nawiasach podano liczbę urządzeń sieciowych w poszczególnych lokalizacjach):

· Budynek A (1 x switch),

· Budynek B (5 x switch, 7 serwerów, router, modem HDSL),

· CKU (internet – switch 8 portów, intranet – switch 12 portów),

· USC (2 x switch, 1 x serwer SCO Unix),

· Ratusz (1 x switch 24 porty, 1 x hub 12 portów, 1 x serwer SCO Unix, 1 x serwer NT),

· Budynek przy ul. Przemysłowej (2 x switch, 1x serwer Linux).

Wszystkie lokalizacje połączone są kablem światłowodowym natomiast zastosowane urządzenia sieciowe mają przepływności ograniczone do 100Mb/s. Budynek B stanowi punkt dystrybucyjny sieci teleinformatycznej. W tej lokalizacji istnieje wyjście do sieci Internet udostępniane pozostałym lokalizacjom.

3. Potrzeby informacyjne Urzędu Miejskiego w Koninie

W oparciu o strategię rozwoju miasta Konina „Strategia rozwoju miasta Konina – Konin 2010” zostały zidentyfikowane potrzeby informacyjne, których zaspokojenie jest kluczowym czynnikiem realizacji tej strategii. Potrzeby informacyjne Urzędu Miejskiego w Koninie są wypadkową realizowanej obecnie strategii rozwoju miasta oraz stanowią logiczne następstwo ustalonych w tej strategii celów głównych oraz szczegółowych celów strategicznych. Spełnienie tych potrzeb jest niezbędnym czynnikiem udanej realizacji strategii Konin 2010, w szczególności wpływającym na osiągnięcie jej głównych celów, przedstawionych w rozdziale Uwarunkowania wewnętrzne niniejszego dokumentu.

Potrzeby UM zostały sklasyfikowane w grupach, w zależności od podmiotu zgłaszającego dane potrzeby informacyjne. Zostały wyróżnione potrzeby wewnętrzne oraz zewnętrzne. Potrzeby wewnętrzne dotyczą przetwarzania, aktualizacji oraz dostępu do informacji w ramach Urzędu Miejskiego oraz podległych mu jednostek organizacyjnych. Potrzeby zewnętrzne dotyczą obywateli i przedsiębiorstw, innych podmiotów publicznych niezależnych od Urzędu Miejskiego w Koninie oraz wynikają z uregulowań prawnych.

3.1. Potrzeby wewnętrzne

W ramach potrzeb wewnętrznych zostały wyróżnione trzy kluczowe obszary potrzeb informacyjnych, typowe dla organów administracji samorządowej:

· obsługa zadań ustawowych i statutowych,

· zarządzanie wiedzą instytucjonalną,

· zarządzanie informacją przestrzenną.

Obsługa zadań ustawowych oraz statutowych obejmuje te obszary aktywności Urzędu, które wynikają z przepisów prawa, w tym również z faktu, że Urząd jest zakładem pracy. Obejmuje on wszelkie ewidencje oraz systemy finansowe i kadrowo-płacowe. Zarządzanie wiedzą instytucjonalną w kontekście niniejszego opracowania należy rozumieć jako aktualizację, przechowywanie oraz przetwarzanie informacji zawartej w dokumentach, procedurach, regulaminach, zarządzeniach, umowach oraz informacji wynikającej z doświadczenia urzędników. Zarządzanie informacją przestrzenną obejmuje obszar zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami miasta w kontekście przestrzennym, głównie cyfrowym przetwarzaniem map oraz dostępem do informacji o kluczowych obiektach w kontekście ich położenia przestrzennego.

3.1.1. Zadania ustawowe i statutowe

W ramach prac zostały zidentyfikowane następujące potrzeby z zakresu realizowania zadań ustawowych i statutowych:

· funkcjonowanie systemów informacyjnych wynikających bezpośrednio z regulacji prawnych, np.: Ustawa o dostępie do informacji publicznej (systemy BIP), projekt nowelizacji ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece (systemy GIS),

· funkcjonowanie systemów ewidencyjnych związanych z realizowanymi zadaniami,

· funkcjonowanie systemu finansowo-księgowego,

· funkcjonowanie systemu kadrowo-płacowego,

· funkcjonowanie systemu wspomagającego procesy planowania i realizacji budżetów oraz inwestycji,

· wymiana informacji między funkcjonującymi systemami,

· wymiana informacji między terytorialnie rozproszonymi jednostkami urzędu,

· integracja z zewnętrznymi bazami danych innych podmiotów,

· udostępnienie lokalnych zasobów informacyjnych Urzędu innym podmiotom,

· dostęp do informacji pozwalającej na realizację spraw obywateli,

· zarządzanie treścią portalu miejskiego,

· wprowadzenie szerokopasmowego dostępu do Internetu w wydziałach i jednostkach organizacyjnych,

· funkcjonowanie systemu archiwizacji kluczowych danych,

· funkcjonowanie podpisu elektronicznego.

3.1.2. Zarządzanie wiedzą instytucjonalną

Potrzeby z zakresu zarządzania wiedzą instytucjonalną przedstawiono poniżej:

· zastosowanie pełnego obiegu i przetwarzania dokumentów w postaci cyfrowej,

· stopniowa eliminacja obiegu papierowych dokumentów,

· stworzenie uporządkowanej, zindeksowanej, centralnej, elektronicznej bazy wiedzy dokumentów zawierającej: procedury, regulaminy, zarządzenia, umowy, itp.,

· przekształcenie dokumentów obecnie istniejących w postaci papierowej na postać cyfrową oraz włączenie ich do centralnej bazy wiedzy,

· funkcjonowanie mechanizmu zarządzania prawami dostępu,

· zastosowanie mechanizmów dystrybucji wiedzy wewnątrz Urzędu,

· monitorowanie obiegu dokumentów, analizy ruchu oraz ich statusu,

· powszechne raportowanie na wszystkich poziomach zarządzania,

· zagwarantowanie poufności i bezpieczeństwa przetwarzanym dokumentom,

· potwierdzanie dokumentów podpisem elektronicznym oraz znacznikiem czasowym,

· integracja systemu zarządzania wiedzą z innymi systemami lokalnymi.

3.1.3. Zarządzanie informacją przestrzenną

Obserwowany w ostatnich latach ogromny wzrost liczby zastosowań systemów informacji przestrzennej GIS w wielu dziedzinach związany jest z ich podstawową cechą: integracją danych opisowych (atrybutów obiektów) z danymi definiującymi ich położenie. Cecha ta sprawia, że systemy GIS są niezastąpione w dziedzinach gromadzenia, ewidencji, wyszukiwania oraz prezentacji danych o obiektach zlokalizowanych na wyznaczonym obszarze. W ramach prac zostały zidentyfikowane następujące potrzeby z zakresu zarządzania informacją przestrzenną:

· funkcjonowanie Urzędu i jednostek organizacyjnych w oparciu o informację przestrzenną w postaci cyfrowej,

· stworzenie uporządkowanej, zindeksowanej, centralnej, elektronicznej bazy informacji o charakterze przestrzennym zawierającej dane o gruntach, budynkach, podziemnym uzbrojeniu terenu, ludności, mieniu, podmiotach gospodarczych, itp.,

· utrzymywanie zasobów kartograficznych w postaci wektorowej,

· przekształcenie obecnych zasobów informacyjnych z tradycyjnej postaci w elektroniczną,

· utrzymanie w wewnętrznej spójności danych przestrzennych,

· utrzymanie spójności zgromadzonych danych przestrzennych z stanem faktycznym,

· udostępnianie informacji przestrzennej właściwym jednostkom organizacyjnym,

· funkcjonowanie mechanizmu zarządzania prawami dostępu,

· wykorzystanie informacji przestrzennej w zarządzaniu bezpieczeństwem miasta, w szczególności do celów zarządzania kryzysowego,

· prowadzenie ewidencji sieci uzbrojenia terenu wspólnie z administratorami poszczególnych branż.

3.2. Potrzeby zewnętrzne

W ramach potrzeb zewnętrznych zostały wyróżnione dwie grupy podmiotów zgłaszających potrzeby informacyjne:

· obywateli i przedsiębiorstw,

· instytucji publicznych.

3.2.1. Obywatele i przedsiębiorstwa

Potrzeby informacyjne uwzględniające obywateli i przedsiębiorstwa przedstawione zostały poniżej:

· dostęp do informacji dotyczącej obsługi spraw statutowych: zakresu realizowanych spraw, procedur, opłat, rynku pracy, prawnych aspektów możliwości inwestycyjnych itp.,

· dostęp do informacji związanej z promocją regionu: baza turystyczna, programy kin, organizowane imprezy itp.,

· korzystanie z usług publicznych on-line (realizowanych drogą elektroniczną),

· wykorzystanie elektronicznych kanałów komunikacji w kontaktach z Urzędem,

· wykorzystanie podpisu elektronicznego,

· dostęp do wybranej informacji przestrzennej na stronach WWW,

· wykorzystanie systemów płatności on-line,

· użytkowanie wyodrębnionych stanowisk z dostępem do Internetu służących do realizacji procedur administracyjnych.

3.2.2. Instytucje publiczne

W ramach prac zostały zidentyfikowane następujące potrzeby informacyjne innych instytucji publicznych:

· użytkowanie miejskiej infrastruktury teleinformatycznej do realizacji własnych zadań statutowych,

· korzystanie z wybranych danych Urzędu pochodzących z lokalnych systemów w autoryzowany i bezpieczny sposób, ze szczególną uwzględnieniem informacji przestrzennej.

3.3. Analiza priorytetów strategii informatyzacji

Bazując na obecnym stanie informatyzacji oraz na potrzebach informacyjnych Urzędu Miejskiego w Koninie zostały sformułowane następujące wnioski dotyczące priorytetów strategii informatyzacji:

· potrzeby wewnętrzne mają pierwszoplanowe znaczenie dla strategii informatyzacji,

· spełnienie potrzeb wewnętrznych jest niezbędnym czynnikiem sprawnej realizacji potrzeb wynikających z uwarunkowań zewnętrznych,

· potrzeby informacyjne z zakresu obsługi zadań statutowych oraz zarządzania wiedzą instytucjonalną są w zadowalającym stopniu realizowane przez obecnie użytkowane systemy w Urzędzie Miejskim w Koninie,

· potrzeby zarządzania informacją przestrzenną są spełnione w niewielkim stopniu i w związku z tym spełnienie ich powinno posiadać priorytet w strategii informatyzacji,

· braki w realizacji potrzeb wewnętrznych wynikają z niewystarczającej infrastruktury teleinformatycznej, dlatego jej rozwój powinien być również nadrzędnie potraktowany w strategii informatyzacji.

· spełnienie zewnętrznych potrzeb informacyjnych powinno otrzymać drugorzędny priorytet w strategii informatyzacji.

· istnieje potrzeba udoskonalenia realizacji potrzeb z zakresu obsługi zadań statutowych oraz zarządzania wiedzą instytucjonalną w ramach drugorzędnego priorytetu w strategii informatyzacji.

Uzasadnienie

Nadanie wyższego priorytetu uwarunkowaniom wewnętrznym wynika z faktu, że wpływają one bezpośrednio na wewnętrzną efektywność funkcjonowania urzędu. Osiągnięcie wysokiego poziomu wewnętrznej efektywności jest bazowym elementem przy sprawnej realizacji potrzeb zgłaszanych przez obywateli, przedsiębiorstwa i inne instytucje publiczne. Na przykład, implementacja usługi publicznych on-line, polegająca na sprawdzeniu zgodności wybranej działki z miejscowym planem zagospodarowania przestronnego jest trudna do realizacji bez systemu zarządzania informacją przestrzenną.

Dwa z trzech obszarów potrzeb wewnętrznych, obsługa zadań statutowych oraz zarządzanie wiedzą, są realizowane na zadowalającym poziomie dzięki obecnie funkcjonującym w urzędzie systemom. Systemy te wymagają jedynie udoskonalenia w niektórych aspektach ich funkcjonalności. Trzeci obszar potrzeb wewnętrznych, zarządzanie informacją przestrzenną, jest w niewielkim stopniu realizowany za pomocą odpowiednich systemów informatycznych i jest wąskim gardłem w procesie podnoszenia efektywności funkcjonowania urzędu. Dlatego powinien otrzymać główny priorytet w strategii informatyzacji. Problemy z realizacją wszystkich trzech obszarów potrzeb wewnętrznych wynikają w dużej mierze także z aktualnego stanu rozwoju infrastruktury teleinformatycznej, dlatego jej rozbudowa powinna posiadać także nadrzędny priorytet w strategii informatyzacji.

Drugoplanowe priorytety w strategii informatyzacji powinny otrzymać: modernizacja istniejących systemów informacyjnych oraz zaspokojenie zewnętrznych potrzeb informacyjnych.

W wyniku analizy potrzeb wyznaczone zostały priorytety, jakie powinny zostać uwzględnione w strategii informatyzacji. Na bazie priorytetów został opracowany główny cel strategiczny oraz cele taktyczne, które zostały szczegółowo przedstawione w następnym rozdziale.

4. Rekomendacje dotyczące zmian w systemie informacyjnym

4.1. Cel strategiczny informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie

Celem strategicznym informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie jest zaprojektowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zapewniającego sprawne funkcjonowanie urzędu i jednostek organizacyjnych.

Wdrożenie interaktywnego systemu informatycznego służącego do wymiany informacji i danych wymaga nowego, całościowego spojrzenia na zdania administracji publicznej. Zachodzi konieczność tworzenia zintegrowanych zasobów informacyjnych, a tym samym wprowadzenia poważnych zmian w pracach administracji i stworzenia odpowiedniej infrastruktury technicznej. Integracja powinna docelowo obejmować wszystkie systemy informacyjne, łącznie z systemami informacji geograficznej GIS. Zintegrowany system wymaga także wypracowania polityki bezpieczeństwa dla zasobów i samych systemów.

Cel strategiczny powinien zostać osiągnięty w roku 2010, co stanowiłoby spójną datę z horyzontem czasowym strategii rozwoju miasta. Realizacja celu strategicznego informatyzacji pozwoli na osiągnięcie szeregu korzyści, ale przede wszystkim pozwoli na efektywne zrealizowanie strategii rozwoju miasta „Konin 2010”. Realizacja celu strategicznego powinna zostać osiągnięta etapami, w ramach których zostaną zrealizowane cele taktyczne. Cele taktyczne zostały podzielone na cele kluczowe oraz drugoplanowe. Przedstawiony podział celów taktycznych wynika z analizy kluczowych obszarów strategii informatyzacji przedstawionych w poprzedniej części opracowania.

4.2. Kluczowe cele taktyczne strategii informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie

4.2.1. Cel 1. Wdrożenie zintegrowanego systemu informacji przestrzennej

Wdrożenie zintegrowanego systemu informacji przestrzennej (GIS) jest kluczowym celem taktycznym strategii informatyzacji. System pozwoli na spełnienie dużej ilości wewnętrznych potrzeb informacyjnych oraz będzie silnym narzędziem wspomagania procesów decyzyjnych. Zgromadzenie w jednym miejscu (systemie) obszernego zasobu danych z szeregu obszarów działalności pozwoli znacząco usprawnić proces decyzyjny, ujawnić współzależności oraz interakcje pomiędzy cytowanymi obszarami funkcjonowania miasta, a także dostarczyć bogatych, wieloprzekrojowych informacji oraz analiz.

Budowa zaawansowanego systemu GIS jest możliwa jedynie równolegle w połączeniu z rozwojem infrastruktury teleinformatycznej ze względu na potrzebę połączenia w ramach jednej sieci UM oraz jednostek organizacyjnych. Horyzont czasowy tego celu został wyznaczony na lata 2004-2007.

Korzyści wynikające z realizacji niniejszego celu, to m.in.:

· poprawienie jakości zarządzania zasobami pozostającymi w gestii Urzędu (woda, grunty, lasy, infrastruktura techniczna),

· poprawa efektywności planowania przestrzennego,

· poprawa procesów informacyjnych i decyzyjnych oraz funkcjonowania urzędu i jednostek organizacyjnych,

· skrócenie czasu realizacji, obniżkę kosztów oraz usprawnienie obsługi zadań statutowych wobec obywateli, przedsiębiorstw i innych instytucji publicznych,

· zwiększenie efektywności działań w takich dziedzinach jak:

o ochrona przyrody (w szczególności obszary chronione),

o geodezja i planowanie przestrzenne (zagospodarowanie terenu, uzbrojenie terenu, zabudowa, demografia, struktura własności, obiekty zabytkowe i ich renowacja, bogactwa naturalne, przemysł),

o transport, budowa oraz eksploatacja dróg (stan nawierzchni, utrudnienia w ruchu, bezpieczeństwo),

o turystyka i rekreacja (zabytki, teatry, restauracje, hotele, baza noclegowa, linie autobusowe, ścieżki rowerowe, kąpieliska, trasy turystyczne),

o edukacja,

o służba zdrowia.

W późniejszej fazie realizacji strategii udostępnienie wybranych fragmentów systemów GIS w portalu internetowym miasta pozwoli zarówno na dostarczenie mieszkańcom miast przejrzystej informacji w postaci wielowarstwowych map dotyczących wybranych dziedzin, oraz ułatwi ich współuczestnictwo w procesie podejmowania decyzji (np. uwagi do projektów planów zagospodarowania, nowych inwestycji itp.).

4.2.2. Cel 2. Rozwój infrastruktury teleinformatycznej Urzędu Miejskiego w Koninie

Rozwój infrastruktury teleinformatycznej Urzędu Miejskiego w Koninie jest drugim kluczowym celem taktycznym, ponieważ bez odpowiednio zaawansowanego technicznego zaplecza nie jest możliwe realizowanie pozostałych celów strategii informatyzacji, a w szczególności systemu informacji przestrzennej. Docelowo infrastruktura powinna tworzyć miejską szerokopasmową sieć komputerową łączącą jednostki Urzędu Miejskiego w Koninie. W ramach infrastruktury powinny funkcjonować serwery oraz stacje robocze o mocy obliczeniowej wystarczającej do wykorzystania ich do pracy z systemem informacji przestrzennej.

Rozwój infrastruktury ma głównie polegać na stopniowej rozbudowie miejskiej sieci komputerowej i włączaniu w nią kolejnych jednostek organizacyjnych i branżowych. Wybór kolejności dołączania jednostek organizacyjnych powinien zostać skoordynowany z infrastrukturalnymi inwestycjami budowlanymi Urzędu oraz potrzebami związanymi z wdrażaniem systemu informacji przestrzennej.

Docelowo sieć miejska zbudowana na potrzeby urzędu powinna przekształcić się ogólnodostępną sieć miejską, która będzie stopniowo rozwijana oraz będą do niej włączane inne podmioty publiczne i komercyjne.

Horyzont czasowy tego celu został wyznaczony na lata 2004-2007.

Korzyści wynikające z realizacji niniejszego celu, to m.in.:

· możliwość wdrożenia bardziej zaawansowanych systemów, np. GIS,

· skrócenie czasu realizacji procesów administracyjnych dzięki unowocześnieniu parku sprzętowego,

· stworzenie podstaw ogólnodostępnej sieci miejskiej,

· możliwość eliminacji części kosztów dzięki wykorzystaniu lokalnej sieci do realizacji wewnętrznych potrzeb komunikacyjnych.

4.3. Drugoplanowe cele taktyczne strategii informatyzacji Urzędu Miejskiego w Koninie

4.3.1. Cel 3. Zaprojektowanie i wdrożenie portalu „e-Konin”.

Portal „e-Konin” będzie jednym z najważniejszych elementów w procesach dostarczania informacji oraz oferowania usług publicznych on-line. Jego głównymi użytkownikami będą obywatele i przedsiębiorstwa poszukujące informacji o urzędzie, sprawach, procedurach opłatach oraz chcące skorzystać z usług publicznych on-line oferowanych na portalu. Zasoby informacyjne portala będą w znacznej części pochodziły z innych instytucji użytku publicznego i łącznie z zasobami urzędu pozwolą na budowę i utrzymanie kompleksowego portala miejskiego. Ze względu na fakt istnienia portala miejskiego, który częściowo spełnia potrzeby obywateli i przedsiębiorstw, wdrożenie jego bardziej zaawansowanej wersji „e-Konin” nie jest kluczowym celem taktycznym i może być realizowane w późniejszym okresie.

Horyzont czasowy tego celu został wyznaczony na trzy lata. Data rozpoczęcia projektu powinna uwzględniać możliwości finansowe urzędu.

Korzyści wynikające z realizacji niniejszego celu, to m.in.:

· udostępnienie informacji dotyczącej obsługi spraw statutowych: zakresu realizowanych spraw, procedur, opłat, rynku pracy, prawnych aspektów możliwości inwestycyjnych itp.,

· udostępnienie informacji publicznej związanej z promocją regionu: baza turystyczna, programy kin, oferty inwestycyjne, organizowane imprezy itp.,

· wprowadzenie możliwości korzystania z usług publicznych on-line,

· wykorzystanie elektronicznych kanałów komunikacji w kontaktach z Urzędem,

· wdrożenie podpisu elektronicznego,

· udostępnienie części informacji przestrzennej w Internecie,

· udostępnienie samodzielnych stanowisk z dostępem do Internetu służących do realizacji procedur administracyjnych w oparciu o portal.

4.3.2. Cel 4. Modernizacja obecnych systemów informatycznych.

Obecnie funkcjonujące systemy informatyczne są wykorzystywane z powodzeniem do realizacji zadań ustawowych i statutowych oraz zarządzania wiedzą instytucjonalną. W wyniku wielu zmian organizacyjno-prawnych zmieniła się część wymagań wobec tych systemów. Dlatego istnieje potrzeba modernizacji obecnych systemów komputerowych odpowiedzialnych za realizację powyższych zadań. Ze względu na fakt zadawalającego realizowania zadań w oparciu o obecne systemy modernizacja ich nie jest kluczowym celem taktycznym i może być realizowana w późniejszym okresie.

Horyzont czasowy tego celu został wyznaczony na trzy lata. Data rozpoczęcia projektu powinna uwzględniać możliwości finansowe urzędu.

Korzyści wynikające z realizacji niniejszego celu, to m.in.:

· poprawa efektywności realizacji procesów administracyjnych dzięki usprawnieniu działania systemów,

· poprawa efektywności realizacji procesów administracyjnych przez całkowite wyeliminowanie obiegu dokumentów wewnętrznych w papierowej postaci,

· obniżenie kosztów realizacji procesów administracyjnych i zwiększenie efektywności przez wprowadzenie podpisu elektronicznego,

· skrócenie czasu raportowania,

· podniesienie bezpieczeństwa systemów,

· wprowadzenie dostępności do zewnętrznych baz danych,

· wyeliminowanie problemu niespójności niektórych danych.

4.4. Strategia informatyzacji a strategia rozwoju miasta

W odniesieniu do wyniku analizy potrzeb oraz w świetle zaprezentowanych rekomendacji poniżej przedstawiony został zakres celów strategii rozwoju miasta, które powinny zostać zrealizowane w trakcie realizacji celu strategicznego, jakim jest zintegrowany system informacyjny. Poniższe elementy powinny być traktowane jako wskaźnik realizacji polityki rozwoju miasta za pomocą planów informatyzacji UM w Koninie.

Wpływ zaplanowanych celów informatyzacji na realizację celów wymienionych w strategii rozwoju miasta Konina został schematycznie przedstawiony na rysunku poniżej (Rysunek 1).

Rysunek 1. Cele strategii informatyzacji UM w Koninie a cele rozwoju miasta Konina

4.5. Plan działań

W planie działań proponowanym w ramach niniejszej strategii uwzględniono zróżnicowane możliwości finansowania celów taktycznych, poprzez zdefiniowanie następujących wariantów:

· wariant intensywnego rozwoju

· wariant realizacji kluczowych celów taktycznych

· wariant zrównoważonego rozwoju.

4.5.1. Wariant intensywnego rozwoju

Wariant intensywnego rozwoju zakłada jednoczesne uruchomienie w roku 2004 projektów mających na celu zrealizowanie kluczowych celów taktycznych oraz portalu „e-Konin”. Ostatnim etapem powinna być modernizacja systemów, która zostanie rozpoczęta w 2008 roku.

Cechy wariantu:

· Szybkie osiągnięcie realizacji potrzeb związanych z zarządzaniem przestrzennym oraz potrzeb obywateli i przedsiębiorstw, już w roku 2007

· Konieczność ponoszenia nakładów na realizację trzech projektów w latach 2004-2007

· Odciążenie budżetu w latach 2008-2010

4.5.2. Wariant realizacji kluczowych celów taktycznych

Wariant realizacji kluczowych celów taktycznych zakłada jednoczesne uruchomienie w roku 2004 projektów mających na celu zrealizowanie celów 1 i 2 (taktyczne cele kluczowe). Wariant zakłada rozpoczęcie realizacji pozostałych celów w latach 2008-2010.

Cechy wariantu:

· Szybkie osiągnięcie realizacji potrzeb związanych z zarządzaniem przestrzennym, już w roku 2007

· Późne osiągnięcie realizacji potrzeb obywateli i przedsiębiorstw – 2010

· Zrównoważenie nakładów w całym okresie realizacji strategii informatyzacji.

4.5.3. Wariant zrównoważonego rozwoju

Wariant zrównoważonego rozwoju zakłada rozpoczynanie realizacji kolejnych celów w kolejnych latach z zachowaniem ich priorytetów. Wariant zakłada rozpoczęcie realizacji celów: w roku 2004 systemu zarządzania informacją przestrzenną, w roku 2006 rozwoju infrastruktury teleinformacyjnej, w roku 2007 budowy portalu „e-Konin” oraz w roku 2008 modernizacji lokalnych systemów.

Cechy wariantu:

· Stosunkowo szybkie osiągnięcie korzyści z realizacji celów taktycznych

· Zrównoważenie nakładów w całym okresie realizacji strategii informatyzacji.

· Uzyskanie stosunkowo płynnej w czasie realizacji celów taktycznych przy jednoczesnym zrównoważeniu wydatków budżetowych