Zarządzenie Nr 224/IV/2004

Prezydenta Miasta Konina

z dnia 1 lipca 2004 roku

w sprawie podziału obowiązków przy udzielaniu zamówień publicznych dokonywanych ze środków budżetu Miasta Konina.

Na podstawie art.30 i 31 ustawy z dnia 8.III.1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 Nr 142, poz.1591 z póź.zm.) oraz ustawy z dnia 29.I. 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz.177 z póź.zm.) z a r z ą d z a się co następuje:

§ 1

Ustala się podział obowiązków przy udzielaniu zamówień publicznych dokonywanych ze środków budżetu Miasta Konina, określony w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom wydziałów i referatów Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych Miasta Konina.

§ 3

Traci moc :

1/ zarządzenie Nr 186 /IV/2003 Prezydenta Miasta Konina z dnia 11.XII.2003 r. w sprawie

podziału obowiązków przy udzielaniu zamówień publicznych dokonywanych ze środków

budżetu Miasta Konina

2/ zarządzenie Nr 187/IV/2003 Prezydenta Miasta Konina z dnia 11.XII.2003 r. w sprawie

szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik do zarządzenia Nr 224/IV/2004

Prezydenta Miasta Konina z dnia 1.VII.2004 r.

P O D Z I A Ł

O B O W I Ą Z K Ó W P R Z Y U D Z I E L A N I U Z A M Ó W I E Ń

P U B L I C Z N Y C H Z E Ś R O D K Ó W B U D Ż E T U

M I A S T A K O N I N A

ROZDZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1

1. Ilekroć w niniejszym „Podziale” jest mowa o:

1/ „ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29.I.2004 r. Prawo zamówień

publicznych ( Dz.U . Nr 19, poz.177 z póż.zm. ) wraz z wydanymi do niej aktami

wykonawczymi,

2/ „trybie udzielania zamówień” – należy przez to rozumieć odpowiedni tryb udzielania

zamówień publicznych określony w art.10 ustawy,

3/ Zamawiającym” - należy przez to rozumieć odpowiednio wydziały, referaty Urzędu

Miejskiego lub jednostkę organizacyjną Miasta Konina wydatkujące środki z budżetu

Miasta ,

4/ „Organizatorze” - należy przez to rozumieć odpowiednio Wydział Prawny i

Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Koninie lub pracownika ds. zamówień

publicznych jednostki organizacyjnej Miasta Konina,

5/ „Prezydencie Miasta Konina” - należy przez to rozumieć odpowiednio kierownika

jednostki organizacyjnej Miasta Konina,

6/ „komisji przetargowej” - należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną

odpowiednio przez Prezydenta Miasta lub kierownika jednostki organizacyjnej

Miasta Konina,

7/ „specyfikacji istotnych warunków zamówienia” – należy przez to rozumieć

materiały opracowywane dla danego zamówienia publicznego,

8/ „jednostkę organizacyjną Miasta Konina ” – należy przez to rozumieć jednostki

organizacyjne Miasta Konina wymienione w załączniku nr 1 do Regulaminu

Organizacyjnego Urzędu Miejskiego,,

9/ „Wspólny Słownik Zamówień (CPV) ” należy przez to rozumieć opracowany

dla zamówień publicznych ujednolicony system klasyfikacji produktów, usług i robót

budowlanych określony w rozporządzeniu nr 2195/2002 z dnia 5.XI.2002 r. w sprawie

Wspólnego Słownika Zamówień (Dz.Urz. WE L 340 z dnia 16.XII.2002 r.).

2. Za organizację systemu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim , zwanym dalej

Urzędem i jednostkach organizacyjnych Miasta Konina , są odpowiedzialni wg

właściwości Prezydent Miasta i kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta Konina.

3. Realizacja zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych w Urzędzie należy

do: Organizatora, Zamawiających i właściwych komisji przetargowych.

4. Przekazywanie środków z budżetu Miasta Konina do innych jednostek zewnętrznych

winno zawierać klauzulę, że ich wydatkowanie musi być zgodne z przepisami ustawy

Prawo zamówień publicznych, a w przypadku stwierdzenia wydatkowania środków

niezgodnie z ustawą, jednostka obowiązana jest do zwrotu całej kwoty do budżetu

Miasta Konina.

ROZDZIAŁ II

PODZIAŁ OBOWIĄZKÓW PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 2

1. Ustala się następujący podział obowiązków przy udzielaniu zamówień publicznych :

1/ Organizator przeprowadza procedurę udzielenia zamówienia publicznego w

przypadku wszystkich zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych

równowartość kwoty 6.000 EURO na podstawie zlecenia i materiałów przedłożonych

przez Zamawiającego , przy czym:

a/ podstawowymi trybami udzielenia zamówienia publicznego są przetarg

nieograniczony i ograniczony.

b/ udzielenie zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez

ogłoszenia, zapytania o cenę ,zamówienia z wolnej ręki , aukcji elektronicznej

może się odbyć wyłącznie w razie zaistnienia przesłanek określonych w ustawie.

2/ Wydatkowanie środków z budżetu Miasta Konina nie objętych przepisami ustawy

odbywa się na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem.

3 / Zamówienia publiczne udzielane przez jednostki organizacyjne Miasta Konina

odbywają się wg następujących zasad:

a/ zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 60.000 EURO realizowane są przez kierowników jednostek organizacyjnych

Miasta Konina łącznie z zawarciem umowy.

b/ zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartości kwoty

60.000 EURO realizowane są przez jednostki organizacyjne Miasta Konina

łącznie z zawarciem umowy po uzyskaniu uprzedniej zgody Prezydenta Miasta

w postaci pełnomocnictwa.

2. Jeżeli przedmiot zamówienia leży w sferze zainteresowania dwóch lub więcej jednostek

organizacyjnych Miasta Konina, Prezydent Miasta może wyznaczyć jednostkę

organizacyjną właściwą do przeprowadzenia postępowania i dokonania zamówienia na

rzecz tych jednostek.

ROZDZIAŁ III

REGUŁY POSTĘPOWANIA

§ 3

1. Wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach publicznych

1/ Zamawiający niezwłocznie po uchwaleniu budżetu Miasta Konina zobowiązany jest

przedłożyć Organizatorowi informację o planowanych w danym roku budżetowym

zamówieniach publicznych .

2/ Organizator na podstawie w/w informacji zobowiązany jest sporządzić i przekazać

Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich i Prezesowi Urzędu

Zamówień Publicznych do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE i Biuletynie

Zamówień Publicznych wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w danym

roku zamówieniach , których wartość wyrażona w złotych przekracza równowartość

kwoty :

- 5.000.000 EURO w przypadku robót budowlanych ,

- 750.000 EURO w przypadku dostaw (zsumowanych w ramach danej grupy CPV),

- 750.000 EURO w przypadku usług ( zsumowanych w ramach danej kategorii CPV).

2. Organizator przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego po

złożeniu przez Zamawiającego zlecenia przeprowadzenia procedury udzielenia

zamówienia publicznego, zwanego dalej „Zleceniem” wraz z danymi i materiałami

niezbędnymi do przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia

i prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

1/ Dane do specyfikacji istotnych warunków zamówienia muszą być przygotowane

zgodnie z art.36 ustawy i zawierać:

- określenie przedmiotu zamówienia wraz z informacją czy dopuszcza się

oferty częściowe, wariantowe lub zamówienia uzupełniające

- wskazanie trybu postępowania (jeśli zaproponowany jest inny tryb niż przetarg

nieograniczony lub ograniczony – należy dołączyć uzasadnienie faktyczne i prawne),

- wartość przedmiotu zamówienia ustaloną w oparciu o kosztorys inwestorski – w

przypadku robót budowlanych lub w oparciu o program funkcjonalno-użytkowy

jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych

oraz w oparciu o kalkulację szacunkową w przypadku dostaw lub usług,

- termin wykonania zamówienia,

- klasyfikację budżetową, zgodnie z którą opłacany będzie przedmiot zamówienia ze

wstępną kontrasygnatą skarbnika,

- propozycję osób do składu komisji przetargowej,

- propozycję kryteriów oceny oferty i ich znaczenie,

- projekt umowy, która będzie podpisana z wykonawcą zaparafowany przez radcę

prawnego,

- wysokość wymaganego wadium ,

- wysokość wymaganego zabezpieczenie należytego wykonania umowy,

- kosztorys inwestorski opracowany dla przedmiotu zamówienia wraz z 5 egz.

przedmiaru robót - w przypadku robót budowlanych oraz kalkulację szacunkową

- w przypadku dostaw lub usług,

- w przypadku uzyskania zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dot.:

zatwierdzenia trybu negocjacji z ogłoszeniem /zamówienie o wartości

pow.10.000.000 EURO w przypadku robót budowlanych, pow. 5.000.000 EURO

przypadku dostaw lub usług/ , zatwierdzenia trybu negocjacji bez ogłoszenia

/ zamówienia o wartości pow. 60.000 EURO/, zatwierdzenia trybu z wolnej ręki

/ zamówienia o wartości pow. 60.000 EURO/, zgody na zawarcie umowy , której

przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe na okres powyżej 3 lat - łącznie

z materiałami należy przedłożyć decyzję Prezesa UZP,

- inne informacje, dokumenty dotyczące zamówienia publicznego (np. czy

zamówienie dotyczy projektu, programu finansowanego ze środków Unii

Europejskiej).

3. Zlecenie winno być zaopiniowane pod względem zgodności z prawem przez

Organizatora.

Jeżeli materiały są niewłaściwie przygotowane lub niekompletne Organizator żąda ich

poprawienia lub uzupełnienia.

Odpowiedzialność za treść oraz ewentualne braki w materiałach ponosi kierownik

Zamawiającego.

4. Organizator po zatwierdzeniu zlecenia przez Prezydenta Miasta, zobowiązany jest

wszcząć procedurę udzielenia zamówienia publicznego nie później niż w ciągu

2 tygodni od daty otrzymania od Zamawiającego zlecenia wraz z materiałami .

5. Organizator zobowiązany jest sporządzić i przekazać w terminie do dnia 1 marca

każdego roku Prezesowi Urzędu Zamówień roczne sprawozdanie o udzielonych

zamówieniach publicznych /wg wzoru ZP-S/ .

ROZDZIAŁ I V

ORGANIZATOR

§ 4

1. Organizator podejmuje czynności i sporządza z tych czynności protokół postępowania

o zamówienie publiczne :

1/ wg wzoru ZP-1 dla zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych

równowartość kwoty 60.000 EURO,

2/ wg wzoru ZP-2 dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych

równowartości kwoty 60.000 EURO.

2. Organizator prowadzi następujące rejestry:

1/ „Rejestr udzielonych zamówień publicznych” zawierający następujące dane:

- nr zamówienia publicznego wg RWA

- nazwę zamawiającego,

- nazwę zamówienia publicznego,

- przewidywaną wartość zamówienia publicznego,

- kryteria oceny ofert,

- datę wpływu zlecenia do Organizatora,

- tryb udzielenia zamówienia publicznego,

- datę ukazania się ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych/

Dzienniku Urzędowym UE

- datę pierwszego posiedzenia komisji przetargowej,

- datę zatwierdzenia wyniku postępowania,

- nazwę i adres wybranego wykonawcy,

- wartość zamówienia publicznego wynikającą z wybranej oferty

- datę podpisania umowy,

- datę realizacji umowy,

- informacje dotyczące protestów, odwołań

- datę ukazania się ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie

Zamówień Publicznych / Dzienniku Urzędowym UE

2/ „ Rejestr wydanych specyfikacji istotnych warunków zamówienia”, który zawiera

następujące dane:

- opis przedmiotu zamówienia publicznego

- liczbę stron SIWZ wraz z załącznikami

- nazwę i adres pobierającego SIWZ

- datę wydania lub wysłania SIWZ

- potwierdzenie odbioru SIWZ

- cenę SIWZ i numer dowodu wpłaty.

3/„Rejestr ogłoszeń o prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówień

publicznych” zawierający następujące dane:

- nr zamówienia publicznego wg RWA

- treść ogłoszenia

- okres publikacji na tablicy ogłoszeń informacji o wszczęciu lub wynikach

postępowania.

4/ „Rejestr otrzymanych ofert” zawierający następujące dane:

- nr zamówienia publicznego wg RWA

- nazwa zamówienia publicznego

- numer oferty w danym postępowaniu

- data i godzina złożenia oferty

- potwierdzenie złożenia oferty przez wykonawcę.

3. W ramach czynności podejmowanych w związku z udzielaniem zamówień publicznych,

po otrzymaniu zlecenia, Organizator: :

1/ przygotowuje treść ogłoszenia o prowadzonym postępowaniu,

2/ przekazuje informację o wszczęciu postępowania stosownie do wymagań określonych

w ustawie :

- Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich

- Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych

- na tablicę ogłoszeń w swojej siedzibie

- na stronę internetową Urzędu

. 3/ przygotowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia, udziela wyjaśnień do

specyfikacji oraz modyfikuje jej treść,

4/ wydaje zainteresowanym wykonawcom specyfikację istotnych warunków

zamówienia ,

5/ wykonuje obsługę organizacyjno-techniczną komisji przetargowej

6/ sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego,

7/ prowadzi procedurę protestacyjno – odwoławczą :

- przy udziale radcy prawnego w przypadku protestu dot. treści specyfikacji istotnych

warunków zamówienia

- przy udziale komisji przetargowej w przypadku protestu dot. rozstrzygnięcia

postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

8/ wykonuje inne czynności związane z postępowaniem aż do momentu jego

zakończenia.

4. Zamawiający i Organizator - każdy w swoim zakresie - jest obowiązany do przechowy-

wania dokumentacji przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego.

ROZDZIAŁ V

KOMISJA PRZETARGOWA

§ 5

1. Powołuje się komisje przetargowe , jako zespół pomocnicy Prezydenta Miasta, do oceny

spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie

zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

2. Ustala się „Regulamin pracy komisji przetargowej”, zwany dalej „Regulaminem”

3. Tworzy się Zespół do spraw zamówień publicznych , zwany dalej „Zespołem”.

§ 6

1. Prezydent Miasta , spośród członków Zespołu, powołuje w drodze decyzji pracowników

do pracy w poszczególnych komisjach przetargowych.

2. Spośród członków komisji przetargowej Prezydent Miasta wyznacza przewodniczącego,

którym jest kierownik wydziału (referatu) merytorycznego oraz zastępcę przewodniczą-

cego komisji .

3. W przypadku zamówień publicznych o wartości przekraczającej kwotę 1.000.000 zł

(netto) przewodniczącym komisji jest właściwy Zastępca Prezydenta Miasta

lub Sekretarz Miasta, zgodnie z obowiązującym podziałem kompetencji.

§ 7

1. Liczba członków komisji przetargowej uzależniona jest od trybu udzielenia zamówienia

publicznego i warunków wymaganych w danym postępowaniu, a mianowicie :

1/ w przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego,

ograniczonego skład komisji przetargowej nie może być mniejszy niż 5 osób.

2/ w przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem ,

negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, zamówienia z wolnej ręki i aukcji

elektronicznej skład komisji nie może być mniejszy niż 3 osoby.

3/ w przypadku ustanowienia warunku dot. oceny sytuacji ekonomiczno-finansowej

wykonawcy w skład komisji przetargowej musi być powołany pracownik wydziału

podległego Skarbnikowi Miasta.

2. W uzasadnionych przypadkach w skład komisji przetargowej Prezydent Miasta może

powołać pracownika spoza Zespołu , o którym mowa w § 5 pkt.3.

3. Jeśli charakter zamówienia wymaga od członków komisji przetargowej specjalistycznej

wiedzy Prezydent Miasta z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej może

powołać biegłych.

4. W jednostkach organizacyjnych Miasta Konina dopuszcza się możliwość odmiennego

uregulowania ilości członków komisji , jednakże przy zachowaniu wymogu wynikającego

z art.21 ust.2 ustawy.

§ 8

1. Komisja działa na posiedzeniach, które zwołuje i prowadzi przewodniczący.

2. W razie nieobecności przewodniczącego komisji zadania określone w pkt.1 wykonuje

zastępca przewodniczącego komisji.

3. Członkowie komisji zobowiązani są uczestniczyć w każdym posiedzeniu komisji,

a udział w pracach komisji jest dla nich obowiązkiem służbowym.

4. Członkowie komisji są zobowiązani do przestrzegania zasad zawartych w ustawie,

niniejszym zarządzeniu oraz Regulaminie, którym mowa w § 5 pkt.2.

§ 9

Upoważniam Kierownika Wydziału Prawnego i Zamówień Publicznych do wykonywania

w moim imieniu następujących czynności z zakresu zamówień publicznych:

1/ dla zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty 1.000.000 zł/netto/:

- do podpisywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, udzielania wyjaśnień do

specyfikacji i modyfikacji jej treści w postępowaniach prowadzonych w trybie

przetargu nieograniczonego i ograniczonego,

- do podpisywania zaproszeń do negocjacji oraz specyfikacji istotnych warunków

zamówienia w postępowaniach prowadzonych w trybie negocjacji z ogłoszeniem

i negocjacji bez ogłoszenia,

- do podpisywania zaproszeń do składania ofert oraz specyfikacji istotnych warunków

zamówienia w postępowania prowadzonych w trybie zapytania o cenę.

2/ do podpisywania ogłoszeń wymaganych dla danego postępowania

3/ do podpisywania pism zawiadamiających o wynikach prowadzonego postępowania o

udzielenie zamówienia publicznego.

ROZDZIAŁ VI

UMOWY

§ 10

1. Po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta wyniku postępowania, Organizator informuje

Zamawiającego o terminie i miejscu podpisania umowy z wybranym wykonawcą na

zasadach określonych w art. 94 ust.1 ustawy.

2. Po podpisaniu umowy Zamawiający zobowiązany jest przekazać 1 egz. umowy

Organizatorowi.

3. Umowa o zamówienia publiczne nie może wykraczać poza zakres przedmiot zamówienia

określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

4. Umowa o zamówienia publiczne może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony.

Zawarcie umowy na okres dłuższy niż 3 lata wymaga zgody Prezesa Urzędu Zamówień

Publicznych, za wyjątkiem przypadków określonych w art.142 ust.4 i art.143 ustawy.

5. Umowa w sprawach zamówień publicznych, poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami

wynikającymi z kodeksu cywilnego, winna zawierać :

1/ zapis, że została zawarta z wykonawcą wybranym w wyniku przeprowadzonego

w trybie ……………………… postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Nr .................. z dnia .....................”

2/ określać zabezpieczenie należytego wykonania umowy , jeżeli było wymagane,

3/ zakazywać zmian postanowień zawartej umowy, z zastrzeżeniem art.144 ust.1ustawy,

4/ przewidywać możliwość odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z powodu

okoliczności, o których mowa w art.145 ustawy.

6. Umowa przed jej podpisaniem przez Prezydenta Miasta powinna:

1/ być opatrzona kolejnym numerem z „Rejestru umów” prowadzonym wg zasad

ustalonych odrębnym zarządzeniem,

2/ zawierać kontrasygnatę skarbnika miasta lub osoby przez niego upoważnionej

na każdym egzemplarzu,

3/ być opatrzona podpisem radcy prawnego ,Zamawiającego oraz kierownika

Wydziału Księgowości na 2 egz. przeznaczonych dla Urzędu Miejskiego.

ROZDZIAŁ VII

PRZEPISY KOŃCOWE

§ 11

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie przepisy

ustawy Prawo zamówień publicznych

2. Integralną cześć niniejszego zarządzenia stanowią:

- wzór „Zlecenia przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego”

- wzór „Protokołu z sesji otwarcia ofert „

- „Regulamin pracy komisji przetargowej”

- skład „Zespołu do spraw zamówień publicznych” .

WZOR

Konin, dnia....................................

Z L E C E N I E

PRZEPROWADZENIA PROCEDURY UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

PUBLICZNEGO (wraz załącznikami)

Zamawiający: ……………………………………………………………………………………

(nazwa wydziału/referatu merytorycznie prowadzącego sprawę)

Nazwa zamówieniu …………………………………………………………………………..

(należy podać nazwę nadaną zamówieniu w planie budżetowym)

.........................................................................................................................................................

Opis przedmiotu zamówienia

…………………………………………………………………………………………………….

Nomenklatura wg Wspólnego Słownika Zamówień…*(CPV)………………………………..

(roboty budowlane , usługi – wg kategorii, dostawy – wg grupy )

Proponowany tryb udzielenia zamówienia: ……………………………………………………

Termin wykonania zamówienia:……………………………………………………………….

Miejsce wykonania zamówienia .................................................................................................

Wartość zamówienia ustalona w dniu ……………. na kwotę ............................. zł netto

( co stanowi kwotę …………EURO wg kursu euro 4.0468 zł **) + ..............................zł VAT =……………..............zł brutto

Wymagana kwota wadium ………………………………………………………………..zł

Wymagana wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ……………… %

Zamówienie jest finansowane ze środków UE………………………………………tak/nie

(jeśli tak – należy podać nazwę projektu/programu, z którego finansowane jest zamówienie)

…………………………………………………………………………………………………….

Osoba odpowiedzialna merytorycznie ze strony Zamawiającego …………………………..

Wstępna kontrasygnata Kierownik

Skarbnika Miasta Wydziału/Referatu

..................................................... ...............................................

/podpis/ / podpis

Stanowisko Wydziału Prawnego i Zamówień Publicznych

………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………….

Data ………………………. Podpis Kier.Wydziału ………………

Zatwierdzam do realizacji:

Data……………… ………………………………………..

/podpis Prezydenta Miasta/

Wpisano do rejestru i nadano numer sprawy WP……………../200…

……………………………………….

(podpis odpowiedzialnego pracownika Organizatora )

Z a ł ą c z n i k i:

- Określenie przedmiotu zamówienia (zgodnie z art. 29-30 ustawy) wraz z informacją czy dopuszcza się składanie ofert częściowych , wariantowych lub przewiduje się zamówienia uzupełniające, o których mowa w art.67 ust.1 pkt. 6 i 7 ustawy

- Uzasadnienie wyboru trybu jeśli on jest inny niż przetarg nieograniczony lub ograniczony,

- Kosztorys inwestorski i przedmiary (5 egz.) – w przypadku robót budowlanych , kalkulację szacunkową - w pozostałych przypadkach ( zgodnie z art. 33-34 ustawy)

- Klasyfikacja budżetowa, zgodnie z którą opłacany będzie przedmiot zamówienia ,

- Propozycję osób do składu komisji przetargowej,

- Propozycję kryteriów oceny oferty i ich znaczenie,

- Projekt umowy zaparafowany przez radcę prawnego,

- Zgoda Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w okolicznościach t wymaganych przepisami ustawy

- Inne dokumenty dotyczące zamówienia a mogące mieć wpływ na wybór najkorzystniejszej oferty.

* CPV dostępny na stronie WWW.uzp.gov.pl

- pierwsze trzy cyfry określają grupy- w przypadku dostaw

- pierwszych pięć cyfr określa kategorie – w przypadku usług

- roboty budowlane

** należy nanieść właściwy w przypadku zmiany przez Prezesa RM

średni kurs euro

WZÓR

Nr sprawy: .................................

P R O T O K Ó Ł

Z SESJI OTWARCIA OFERT

złożonych do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie

………………………………………………………………………………………………….

o wartości szacunkowej poniżej / powyżej …………………………………….. EURO na:

.......................................................................................................................................................

1. Otwarcie ofert odbyło się w dniu ...................... o godz........... w siedzibie zamawiającego - Konin , Plac Wolności 1 (pok. nr 307) z Komisją Przetargową w składzie:

Przewodniczący .................................................

Z-ca Przewodniczącego .................................................

Członek .................................................

2.Do terminu wyznaczonego na składanie ofert, tj. do dnia .........................do godz...........

złożono .........................ofert / oferty .

3. Komisja stwierdziła, że koperty z ofertami nie były naruszone.

Łącznie do otwarcia ofert zostały dopuszczone oferty nr …………………………………

4.Przed przystąpieniem do otwarcia ofert Przewodniczący poinformował, że zamawiający

zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę …………………….zł(brutto).

5. Otwieranie ofert przeprowadzono wg kolejności ich złożenia .

Po otwarciu kopert zewnętrznych nie wycofano żadnej z ofert/ wycofano ofertę nr ...............

6.Do dalszego postępowania zakwalifikowane zostały oferty nr ..........................................

Nazwy i adresy wykonawców, ceny ofert , terminy wykonania zamówienia, okres

gwarancji i warunki płatności zostały odczytane i wpisane do zbiorczego zestawienia ofert

zakwalifikowanych do dalszego postępowania /poufnego ich badania/.

Numer

Oferty

N a z w a

wykonawcy

Adres wykonawcy

Cena ofertowa brutto

(netto + podatek VAT )

Termin

wykonania

zamówienia

publicznego

Okres

gwarancji

Warunki

płatności

7. Przewodniczący Komisji poinformował, że przewidywany termin wyboru oferty to dzień ..............................

O wyborze oferty zostaną niezwłocznie zawiadomieni pisemnie wszyscy wykonawcy , którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

8. Przy otwarciu ofert uczestniczyli / nie uczestniczyli wg załączonej listy obecności.

9. Protokół z części jawnej posiedzenia Komisji Przetargowej został odczytany uczestnikom

posiedzenia.

10.Do protokołu zgłoszono/ nie zgłoszono uwagi i zastrzeżenia

.................................................................................................................................................

11.Posiedzenie Komisji Przetargowej w części jawnej zostało zakończone o godz. .........................................

Protokołował :

Przewodniczący Komisji: .......................................

Z-ca Przewodniczącego : .......................................

Członkowie .....................................................

..................................................

......................................................

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

1. Przepisy ogólne

1.1 Komisja przetargowa, zwana dalej „komisją” działa na podstawie decyzji Prezydenta

Miasta Konina.

1.2 Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania .

1.3 Do zadań komisji należy ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badanie i ocena ofert.

1.4 Komisja działa na posiedzeniach, które zwołuje i prowadzi przewodniczący komisji,

a w przypadku jego nieobecności zastępca przewodniczącego.

1.5 Do podjęcia decyzji przez komisję konieczna jest obecność co najmniej 50% składu komisji, w tym przewodniczącego lub zastępcy.

1.6 Decyzje komisji zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej ilości głosów

„za” i „przeciw” rozstrzyga głos prowadzącego posiedzenie.

1.7 Z posiedzeń komisji sporządza się protokół, który winien zawierać w szczególności:

opis przebiegu posiedzenia oraz podjęte decyzje Protokół podpisują osoby wchodzące

w skład komisji.

2. Zadania komisji

2.1 Do zadań Komisji w trakcie prowadzonego postępowania o udzielenia zamówienia

publicznego należy w szczególności:

1/ dokonanie otwarcia ofert ,

2/ prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach, w których ustawa

przewiduje prowadzenie takich negocjacji ,

3/ ocena spełniania warunków stawianych wykonawcom,

4/ przedstawianie Prezydentowi Miasta propozycji wykluczenia wykonawców lub

odrzucenia ofert w przypadkach określonych w ustawie,

5/ ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,

6/ przedstawienie Prezydentowi Miasta propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty

lub wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie postępowania w przypadku zaistnienia

okoliczności określonych w ustawie.

3. Obowiązki członków komisji

3.1 Do obowiązków przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1/ wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz prowadzenie tych posiedzeń,

2/ odebranie oświadczeń członków komisji o braku lub istnieniu okoliczności , o których

mowa w art.17 ust.1 ustawy,

3/ wnioskowanie do Prezydenta Miasta o uzupełnienie składu komisji w przypadku

wyłączenia się członka komisji z powodu zaistnienia okoliczności wymienionych

w ustawie,

4/ dokonanie podziału między członków komisji prac podejmowanych w trybie

roboczym oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za dokonanie ocen ofert w zakresie:

- wymagań finansowych,

- wymagań merytorycznych ,

- wymagań formalno -prawnych - .

5/ przeprowadzenie otwarcie ofert , w tym :

- przedstawienie zebranym skład komisji,

- podanie kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie

zamówienia,

- otwarcie ofert i odczytanie : nazw i adresów wykonawców, cen ofert, terminów

wykonania zamówienia, okresów gwarancji, warunków płatności,

6/ poinformowanie zebranych o przewidywanym terminie dokonania przez

zamawiającego wyboru oferty

7/ nadzorowanie prawidłowości prowadzenia dokumentacji z posiedzeń komisji.

3.2 Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1/ uczestniczenie w posiedzeniach komisji,

2/ złożenie przewodniczącemu komisji , pod rygorem odpowiedzialności karnej za

składanie fałszywych zeznań , pisemnych oświadczeń, o których mowa w art.17 ust.1

ustawy - niezwłocznie po otwarciu ofert i powzięciu informacji o wykonawcach ,

którzy złożyli oferty w prowadzonym postępowaniu,

3/ terminowe wykonywanie prac wyznaczonych przez przewodniczącego komisji.

3.3 Obsługa organizacyjno-techniczna komisji należy do obowiązków Organizatora, a w

szczególności :

1/ przyjmowanie i rejestracja ofert oraz zabezpieczanie ich przed osobami postronnymi.

2/ protokołowanie posiedzeń komisji.

4 . Zakończenie prac komisji

4.1 Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Prezydent Miasta zatwierdzając propozycję

komisji przetargowej .

4.2 Prezydent Miasta może żądać wyjaśnień dotyczących pracy komisji.

4.3 W przypadku gdy wykonawca, którego oferta została wybrana , uchyla się od zawarcia

umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy -

komisja dokonuje ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych

ofert wg zasad określonych w art.94 ust.2 ustawy.

4.4 Komisja kończy pracę z chwilą:

1/ dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty

2/ unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust.1 ustawy.

5. Członkowie komisji mają obowiązek rzetelnego i obiektywnego wykonywania

powierzonych im czynności. W realizacji powierzonych czynności winni

kierować się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

6. Członkowie komisji oraz biegli uczestniczący w pracach komisji są zobowiązani do

zachowania tajemnicy przebiegu prac komisji, a w szczególności informacji związanych

z przebiegiem badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert oraz wyjaśnień

uzyskanych od wykonawców.

ZESPÓŁ DO SPRAW ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

1. Andrzej Sybis - Zastępca Prezydenta Miasta

2. Tadeusz Tylak - Zastępca Prezydenta Miasta

3. Marek Zawidzki - Sekretarz Miasta

4. Elżbieta Tylus-Dembińska - Kier.Wydz. Inwestycji

5. Grażyna Skowrońska - Inspektor Wydz. WI

6. Krzysztof Szelągowski - Inspektor Wydz. WI

7. Aldona Stasiak - Inspektor Wydz. WI

8. Wojciech Śmigielski - Kier. Wydz.GK.

9. Kazimierz Rosiak - Z-ca Kier. Wydz. GK

10. Zbigniew Łętowski - Inspektor Wydz. GK

11. Bożena Cieślik - Inspektor Wydz.GK

12. Elżbieta Wojnarowska - Inspektor Wydz.GK

13. Halina Zaczek - Inspektor Wydz.GK

14. Janina Kolenda - Inspektor Wydz.GK

15. Eugeniusz Bartczak - Kier.Wydz. RG.

16.Anna Górny - Z-ca Kier.Wydz.RG

17. Błażej Zalewski - Inspektor Wydz.RG

18. Teresa Jaroszewska - Gł. Specj. Wydz.RG

19. Wanda Czaja - Inspektor Wydz.RG

20. Aleksandra Wojciechowska - Kier. Wydz. UA

21. Urszula Gmachowska - Inspektor Wydz.UA

22. Hanna Bryska - Kier. Wydz. OR

23. Jadwiga Stawicka - Podinspektor Wydz.OR

24. Julita Szwaracka - Podinspektor Wydz.OR

25. Olga Skrzypska - Kier. Wydz. BU

26 .Bożena Kowalczykiewicz - Kier. Wydz. KS

27. Jadwiga Staroń - Z-ca Kier. Wydz. KS

28. Ewa Walczak - Kier.Wydz. PO

29. Dariusz Ryś - Kier. Ref. Informatyki

30. Janina Grzybowska - Kier. Wydz. SL

31. Malgorzata Malińska - Kier. Ref. Ochrony Środowiska

32. Elżbieta Miętkiewska - Kier.Biura Prezydenta Miasta

33. Krzysztof Czerwiński - Kier.Wydz.Komunikacji

34. Marcin Szubert - Kier.Biura Współ. z Zagr. i Integr.Europej.

35. Ryszard Grande - Radca prawny

36. Sławomir Szymański - Radca prawny

37. Mirosława Lewandowska - Radca prawny

38. Wojciech Prałat - Radca prawny