Załącznik nr 1 do księgi procedur - wzór

Plan audytu wewnętrznego
Urzędu miejskiego w koninie 
na rok ...............

Opracował:

Imię i nazwisko oraz stanowisko

Zaświadczenie Nr:

Konin, dnia ........................
1.	Informacje o jednostce sektora finansów publicznych istotne w procesie przeprowadzania audytu wewnętrznego

1.1.	Nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych.
1.2.	Podstawowe cele i obszary działania jednostki.
•	Struktura organizacyjna.
•	Jednostki podległe i nadzorowane. 
•	Organizacja działalności kontrolnej.
•	Środki publiczne planowane do zgromadzenia i wydatkowania w roku ......
•	Liczba osób zatrudnionych w jednostce. 
•	Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki.

2.	Analiza ryzyka

2.1.	Źródła zagrożeń
2.2.	Metody analizy ryzyka.
2.3.	Wyniki analizy ryzyka.
2.4.	Obszary ryzyka ustalone ze względu na stopień ich ważności

Lp.	Obszar ryzyka	Ryzyko (w %)	
1.			
2.			
3.			
...			

3.	Zadania audytowe do przeprowadzenia w roku .....

3.1. Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych.

Lp.	Temat zadania audytowego	Planowany termin audytu wewnętrznego	Niezbędne zasoby
(liczba osobodni)	Obszar ryzyka	Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy	
1.						

2.						
...						

4.	Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach

Lp.	Obszar audytu wewnętrznego	Planowany rok przeprowadzenia	Obszar ryzyka	Uwagi	
1.					
2.					
...					

5. 	Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego

Lp.
	Zadania	
Zasoby ludzkie
(liczba osobodni)
	Zasoby rzeczowe	Uwagi	
1.	Przeprowadzanie zadań audytowych				
2.	Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego				
3.	Przeprowadzanie czynności sprawdzających				
4.	Współpraca z innymi służbami kontrolnymi				
5.	Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość				
6.	Szkolenia i rozwój zawodowy				
7.	Urlopy / czas dostępny				
8.	Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego				

......................................					........................................
data							podpis audytora wewnętrznego

....................................					.......................................
data					podpis kierownika jednostki 
sektora finansów publicznych

Załączniki:
1.
2.
...

Załącznik nr 2 do księgi procedur - wzór

Sprawozdanie 
z wykonania Planu audytu wewnętrznego
Urzędu miejskiego w koninie 
Za rok ...............

Opracował:

Imię i nazwisko oraz stanowisko 

Zaświadczenie Nr:

Konin, dnia ........................
1.	Podstawowe informacje

a)	Informacje o jednostce sektora finansów publicznych

1.	
Zidentyfikowane przez audytorów obszary ryzyka 
w zakresie działania jednostki (główne).
		
2.	
Liczba osób zatrudnionych w jednostce:
A)	liczba osób faktycznie zatrudnionych,
B)	liczba przyznanych etatów według planu etatów
		
3.	
Liczba jednostek podległych i nadzorowanych:

W tym:
 liczba jednostek objętych audytem wewnętrznym:
		
4.	
Liczba jednostek podległych i nadzorowanych, które w roku sprawozdawczym przekroczyły kwotę 35 mln zł przychodów lub wydatków ze środków publicznych 
(wykaz jednostek - załącznik do niniejszego sprawozdania)
		
5	
Kwota przychodów środków publicznych w .......  roku
 w mln zł ogółem:

w tym:
Środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy 
o finansach publicznych
		
6. 	
Kwota wydatków środków publicznych w roku ........  w mln zł ogółem:

w tym środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych

b)	Informacje o komórce audytu wewnętrznego

1.	
Nazwa komórki audytu wewnętrznego

2.	
Dane adresowe komórki audytu wewnętrznego:
a)	adres pocztowy
b)	numer telefonu
c)	adres e-mail

3.	
Liczba etatów przyznanych komórce audytu wewnętrznego

4. 	
Liczba osób faktycznie zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego
		
5.	Lp.	Nazwa stanowiska	Wymiar czasu pracy	Zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony 	Zdany egzamin na audytora wewnętrznego	
	1.					
	2.					
	...					

6.	
Czy audytor wewnętrzny (kierownik komórki audytu wewnętrznego) podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki?
	
TAK / NIE*
Jeśli NIE, jak jest usytuowany w strukturze organizacyjnej jednostki?	

7.	
Czy komórka audytu wewnętrznego posiada zatwierdzony przez kierownika jednostki dokument określający jej cele, zadania i uprawnienia?
	
TAK / NIE*
Nazwa dokumentu:	

8.	
Czy istnieją pisemne procedury audytu wewnętrznego?	
TAK / NIE*
Nazwa dokumentu:

9.	
Czy dokonywana była zewnętrzna ocena pracy komórki audytu wewnętrznego?
	
TAK / NIE*
Jeśli TAK, kto dokonał oceny:	

10.	
Czy dokonano udokumentowanej samooceny pracy komórki audytu wewnętrznego?
	
TAK / NIE*	

11.	
Czy opracowano wieloletni/strategiczny plan audytu wewnętrznego?
	
TAK / NIE*	

12.	
Czy prace komórki audytu wewnętrznego są wspomagane przez odpowiednie systemy informatyczne?
	
Tak /NIE*
Jeśli TAK, wymienić jakie:	

2.	Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych

Lp.	Temat zadania audytowego	Rodzaj audytu	Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust.1 pkt 2 i 3 uofp?	Termin przeprowadzenia zadnia audytowego	Obszar ryzyka	Wykorzystane zasoby ludzkie (liczba osobodni)	Uzyskane opinie rzeczoznawców (zakres pracy, czas poświęcony zadaniu)	
				Planowany	Zrealizowany				
1.		F / S / D / IT	TAK / NIE*						
2.		F / S / D / IT	TAK / NIE*						
…		F / S / D / IT	TAK / NIE*						

3.	Zrealizowane zadania audytowe

Lp.	Temat zadania audytowego	Rodzaj audytu	Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust.1 pkt 2 i 3 uofp?	
Liczba uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu z audytu
( § 20 ust 2 pkt 12 rozp.)
	
Liczba dodatkowych wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń złożonych audytorowi § 21 ust. 3 rozp.)
	Liczba podjętych dodatkowych czynności wyjaśniających (§ 21 ust. 4 rozp.)	
					Uwzględnione w całości	Uwzględnione w części	Odrzucone		
1.		F / S / D / IT	TAK / NIE*						
2.		F / S / D / IT	TAK / NIE*						
…		F / S / D / IT	TAK / NIE*						

4.	Czynności sprawdzające

Lp.	
Rok realizacji zadania audytowego	
Temat zadania audytowego	
Liczba podjętych czynności sprawdzających realizację uwag 
i wniosków
	
Czy dotyczy środków wymienionych 
w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 uofp?	
Uwagi	
1.	
					
2.	
					
...	

5.	Ocena efektów zadań audytowych

Lp.	Temat zadania audytowego	Podstawowe uwagi
 i wnioski ( § 20 ust. 2 pkt 12 rozp.)	Ocena wykorzystania zgłoszonych uwag 
i wniosków, ich wpływ na funkcjonowanie gospodarki finansowej i efektywność zarządzania jednostką	
1.	
			
2.	
			
...	

6.	Niezrealizowane zadania audytowe

Lp.	Temat zadania audytowego	Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust 1 pkt 2 i 3 uofp?	Przyczyna niezrealizowania zadania	
1.
		TAK / NIE*		
2.
		TAK / NIE*		
...
		TAK / NIE*		

7.	Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego

Lp.	Zadania	Zasoby ludzkie	Uwagi
(przyczyny rozbieżności między planem 
i wykonaniem)	
		Plan	Wykonanie		
1.	Przeprowadzanie zadań audytowych				
2.	Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego				
3.	Przeprowadzanie czynności sprawdzających				
4.	Współpraca z innymi służbami kontrolnymi				
5.	Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość				
6.	Szkolenia i rozwój zawodowy				
7. 	Urlopy/ czas dostępny				
8. 	Inne działania				

8.	Zadania dodatkowe nie ujęte w planie audytu

Lp.	Temat zadania 	Rodzaj audytu	
Czy dotyczy środków wymienionych w art. 5 ust.1 pkt 2 i 3 uofp?
	Wykorzystane zasoby ludzkie (liczba osobodni)	Uwagi	
1.		F / S / D / IT	TAK / NIE*			
2.		F / S / D / IT	TAK / NIE*			
…		F / S / D / IT	TAK / NIE*			

9.	Inne uwagi 
(ewentualne zauważone trudności, wnioski zmierzające do usprawnienia pracy audytora wewnętrznego)

......................................					......................................................
data							podpis i pieczęć audytora wewnętrznego

Wyjaśnienie skrótów:

*  niepotrzebne skreślić,
uofp – ustawa o finansach publicznych,
rozp – rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego,
F – audyt finansowy,
S – audyt systemu,
D – audyt działalności,
IT – audyt systemów komputerowych.
Załącznik nr 3 do księgi procedur - wzór

Konin, dnia ................................

Numer sprawy ...........................

Adresat
...................................................

Powiadomienie o audycie wewnętrznym

Zgodnie z przyjętym „Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Koninie na rok ...........” informuję, że w okresie od ................ do ................... roku, odbędzie się audyt wewnętrzny w ................................................................................. 
Przedmiotem zadania audytowego będzie ....................................... w okresie od ............................... do ................................................ 
Celem audytu jest ..........................................................................................................
Czynności audytorskie przeprowadzi Audytor Wewnętrzny Urzędu Miejskiego 
w Koninie, na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta Konina.

Z poważaniem 

.................................
Audytor Wewnętrzny

Sygnatura: 
Nazwa zadania audytowego: ...............
Numer zadania audytowego: ................
Numer dokumentu roboczego: .............

Załącznik nr 4 do księgi procedur - wzór

LISTA WERYFIKACYJNA CELÓW I PLANOWANIA ZADANIA AUDYTOWEGO

Lp.	ZAGADNIENIA	TERMIN WYKONANIA	
1.	Przegląd sprawozdania z poprzedniego zadania audytowego oraz formularza przeglądu poaudytowego w celu określenia i udokumentowania wszelkich niezbędnych szczególnych działań kontynuacyjnych.		
2.	Przegląd rozliczenia czasu poprzedniego audytu w kontekście przedstawionych ustaleń i wniosków. 
Dokumentacja sugestii ewentualnych korekt zakresu audytu w konsekwencji wyników poprzednich audytów.		
3.	Dokumentacja wszelkich zmian wprowadzonych do oceny ryzyka audytu podanej w dokumentach roboczych poprzednich audytów.		
4.	Zwięzłe pisemne sformułowanie celów zadania audytowego, aby skupić wysiłki na ich osiągnięciu, a następnie ułatwić     ocenę, czy audyt spełnił swój cel.		
5.	Przygotowanie i wysyłka zawiadomienia o audycie do wszystkich, którzy powinni o nim wiedzieć, z podaniem  terminu oraz celów audytu.		
6.	Na naradzie otwierającej powiadomienie kadry kierowniczej o celach audytu. Zebranie i dokumentacja ich uwag 
i sugestii, co do tego jak ułatwić pozytywne wyniki audytu.		
7.	Opracowanie programu zadania audytowego szczegółowego.		
8.	Przygotowanie ewidencji wykorzystania czasu.		

Załącznik nr 5  do księgi procedur - wzór

PROGRAM ZADANIA AUDYTOWEGO

1	
Cel zadania audytowego
		
2	Zakres zadania audytowego		
3	Analiza ryzyka		
4	
Metodyka audytu
		
5	Założenia organizacyjne		
6	Harmonogram zadania audytowego		

ZAŁĄCZNIK NR 6 DO KSIĘGI PROCEDUR - WZÓR
............................							...................................
(pieczęć nagłówkowa)							(data i miejsce wystawienia)

...........................
(numer upoważnienia)

UPOWAŻNIENIE DO PRZEPROWADZENIA
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Na podstawie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 249, poz. 2104)

upoważnia się Pana/Panią  ..................................................................... 
                                                               (imię i nazwisko audytora wewnętrznego)

do przeprowadzenia audytu wewnętrznego 
zgodnie z Planem audytu wewnętrznego Urzędu Miejskiego na rok.................... /poza planem audytu wewnętrznego*.
Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego nr.............................    ............/legitymacji służbowej* oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr.................................. upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą ........................................................
Termin ważności upoważnienia upływa z dniem ........................................

...........................................................
(pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Konina)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ...............................

...........................................................
(pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Konina)
* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK NR 7 DO KSIĘGI PROCEDUR- WZÓR

............................							..................................
(pieczęć nagłówkowa)							(data i miejsce wystawienia)

WNIOSEK O POWOŁANIE RZECZOZNAWCY DO UDZIAŁU W ZADANIU AUDYTOWYM

Na podstawie art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 249, poz. 2104)

powołuję 
rzeczoznawcę w dziedzinie ............................................................................................ 
w osobie ..........................................................................................................................
do udziału w dniu/dniach*.................................................................................................
w ......................................................................................................................................
              (miejsce, przedmiot i zakres czynności audytowych, w których ma wziąć udział rzeczoznawca)

Rzeczoznawca dokonuje czynności audytowych samodzielnie/ we współpracy z audytorem wewnętrznym uczestniczącym w zadaniu audytowym*

............................................................
                                                                                                    (podpis audytora wewnętrznego)

...........................................................
(pieczątka i podpis Prezydenta Miasta Konina)
* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 8  do księgi procedur - wzór

Ewidencja przeprowadzonych audytów 

Lp.	
Numer upoważnienia
	
Numer zadania audytowego	
Nazwa zadania 
audytowego	
Czas trwania audytu	Uwagi	

						

						

						

						

						

Załącznik nr 9 do księgi procedur - wzór

Urząd Miejski w Koninie

Protokół 
Narady Otwierającej
przeprowadzonej w dniu .......................... 
w .................................................................

Narada Otwierająca rozpoczęła się o godzinie ................. dnia ............................ w .................................. 

W Naradzie Otwierającej uczestniczyli:
1...........................................................
2. .........................................................
3. .........................................................

Celem Narady Otwierającej było:
1.	Przedłożenie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego wystawionego przez Prezydenta Miasta Konina. 
2.	Przedstawienie przez Audytora Wewnętrznego celu, tematyki i założeń organizacyjnych zadania audytowego numer ................ o nazwie ............................................................................................
3.	Ustalenie z kierownikami komórek organizacyjnych poddanych audytowi wewnętrznemu sposobu komunikacji w celu sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

AD 1. 
...........................................................

AD 2. 
...........................................................

AD 3. 
...........................................................

Protokół Narady Otwierającej sporządzony został w ......... jednobrzmiących egzemplarzach, z których 
po jednym przekazano ........................................... oraz ..................................................................... Jeden egzemplarz Protokołu Audytor Wewnętrzny włącza do akt bieżących audytu.

Podpisy osób uczestniczących w Naradzie Otwierającej:

1.......................................

2.......................................

3.......................................

Załącznik nr 10 do księgi procedur - wzór

Urząd Miejski w Koninie

Protokół 
Narady Zamykającej
przeprowadzonej w dniu  ............................................ 
w ...................................................................................

Narada Zamykająca rozpoczęła się o godzinie ................ dnia ............................ w ...................................

W Naradzie Zamykającej uczestniczyli:
1. ...........................................................
2. ...........................................................
3. ...........................................................

Celem Narady Zamykającej było:

1.	Przedstawienie wstępnych ustaleń i wniosków z przeprowadzonego zadania audytowego nr .............
2.	Omówienie zidentyfikowanych uchybień i ryzyk.
3.	Poinformowanie Kierownictwa o możliwości zgłoszenia na piśmie dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania wstępnego.
4.	Poinformowanie Kierownictwa o terminie przekazania ostatecznego sprawozdania z audytu wewnętrznego.

AD. 1. ...........................................................
AD. 2. ...........................................................
AD. 3. ...........................................................
AD. 4. ...........................................................

Protokół Narady Zamykającej sporządzony został w .... jednobrzmiących egzemplarzach, z których 
po 1 przekazano: .............................................. i .......................................................................
Jeden egzemplarz protokołu Audytor Wewnętrzny włącza do akt bieżących audytu wewnętrznego.

Podpisy osób uczestniczących w Naradzie Zamykającej:

1.......................................

2.......................................

3......................................