Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 263/IV/2004

Prezydenta Miasta Konina

z dnia 16.12.2004 r.

Zasady

dokonywania zakupów dostaw, usług lub robót budowlanych, których

wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 6000 EURO ze środków budżetu Miasta Konina.

1. Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:

a) „kupującym” - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Koninie i jednostki organizacyjne Miasta Konina wydatkujące środki z budżetu Miasta Konina, zgodnie z uchwalonym budżetem Miasta Konina na dany rok,

b) „jednostkach organizacyjnych Miasta Konina” - należy przez to rozumieć jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze, inspekcje, straże i instytucje kultury,

c) pojęciach – roboty budowlane, dostawy, usługi – należy definiować w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zmianami).

2. Zakupy dostaw, usług lub robot budowlanych realizowane są przez kierownictwo Urzędu Miejskiego w Koninie i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta Konina.
3. Osoby wymienione w pkt 2 przy dokonywaniu zakupów dostaw, usług lub robót budowlanych kierują się celowością, oszczędnością i gospodarnością.
4. Zakupów dokonywać z zachowaniem następujących zasad, celem zabezpieczenia interesu „kupującego”:

a) przy zakupie robót budowlanych zawierać umowy w formie pisemnej,

b) przy zakupie usług i dostaw od osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami zawierać umowy w formie pisemnej,

c) przy zakupie usług do 5000,00 zł brutto włącznie (wartość zakupu z podatkiem VAT) umowy zawierać w formie pisemnej, gdy zachodzi konieczność zabezpieczenia interesu „kupującego”,

d) przy zakupie usług powyżej 5000,00 zł brutto (wartość zakupu z podatkiem VAT) umowy zawierać w formie pisemnej,

e) przy zakupie dostaw od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej zawierać umowy w formie pisemnej, gdy zachodzi konieczność zabezpieczenia interesu „kupującego”.

5. W przypadku, gdy stroną umowy będzie osoba fizyczna nie będąca przedsiębiorcą przed zawarciem umowy należy ustalić obowiązek w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Przy dokonywaniu zakupów, o których mowa w pkt 2, powyżej 10.000 zł netto „kupujący” zobowiązany jest udokumentować przeprowadzone postępowanie wyboru wykonawcy, kierując się zasadami wymienionymi w pkt 3 i 4 (oferty, cenniki, notatka służbowa, itp.).
7. Umowy zawierać na okres nie wykraczający poza rok budżetowy.
8. Umowy w imieniu „kupującego” podpisują:

a) Prezydent Miasta Konina, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta zgodnie z podziałem obowiązków określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Koninie,

b) Kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta Konina.

9. Umowa powinna między innymi zawierać:

1) w Urzędzie Miejskim w Koninie:

a) numerację według następującego wzoru, np.: Nr 1 / BP / 2004 – 0001, gdzie:

§ pierwszy człon oznacza kolejny numer umowy,

§ drugi człon oznacza symbol literowy wydziału / referatu,

§ trzeci człon oznacza rok kalendarzowy,

§ czwarty człon oznacza numer pisma z elektronicznego systemu mis – Partner;

b) kontrasygnatę Skarbnika Miasta Konina lub osoby przez niego upoważnionej na każdym egzemplarzu,

c) umowę dla „kupującego” sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem po jednym egzemplarzu dla wydziału merytorycznego dla danego zakupu i wydziału księgowości,

d) parafę i pieczątkę radcy prawnego oraz podpis i pieczątkę kierownika wydziału / referatu merytorycznego lub jego zastępcy albo osoby upoważnionej, a także kierownika wydziału księgowości lub jego zastępcy zastępują zapisy w elektronicznym systemie mis – Partner, powstałe w wyniku postępowania zgodnego z procedurą „Przygotowywanie umów do 6000 EURO”.

2) w jednostkach organizacyjnych Miasta Konina:

a) numer umowy,

b) podpis i pieczątkę kierownika jednostki oraz głównego księgowego na wszystkich egzemplarzach.

10. Do zawieranych umów stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.