Załącznik do Zarządzenia nr281/IV/2005

Prezydenta Miasta Konina z dnia 20.01.2005 roku

Regulamin audytu wewnętrznego

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin normuje ogólne zasady działania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Koninie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta.

2. Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim w Koninie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta przeprowadzany jest na podstawie:

a) Ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą.

b) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 111, poz. 973), zwanego dalej rozporządzeniem.

c) Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych”
(Dz. Urz. MF. Nr 3, poz. 14).

d) Komunikatu Nr 6/KF/2004 Ministra Finansów z dnia 28 kwietnia 2004 roku w sprawie ogłoszenia „Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych” i „Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych”(Dz. Urz. MF. Nr 5, poz. 28).

e) „Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego” opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych – IIA (Institute of Internal Auditors).

3. Audyt wewnętrzny przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w Urzędzie Miejskim w Koninie.

4. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań.

5. Audytor wewnętrzny przeprowadza audyt na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Prezydenta według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

6. W przypadkach wymagających szczególnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny w uzgodnieniu z Prezydentem może powołać rzeczoznawcę do udziału w zadaniu audytowym. Wzór wniosku o powołaniu rzeczoznawcy określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

II. Cele i zakres zadań audytu wewnętrznego.

1. Audytem wewnętrznym – zgodnie z art. 35c.ust. 1 ustawy – jest ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

2. Celami audytu wewnętrznego są:

1) analiza ryzyka, przed jakim stoi Urząd i jednostki organizacyjne Miasta oraz środowiska kontroli wewnętrznej, dla ustalenia programu audytu opartego na ocenie ryzyka oraz ocena efektywności procesu zarządzania ryzykiem,

2) składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń, oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy (zaleceń),

3) wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie,

4) dostarczenie, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej, racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo.

3. Audytor wewnętrzny, przeprowadzając audyt wewnętrzny:

1) bada wiarygodność sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu przez następcze sprawdzenia:

a) przestrzegania zasad rachunkowości,

b) zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,

c) zgodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu z zapisami w księgach rachunkowych,

2) dokonuje oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych dokonywania wydatków, zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką sektora finansów publicznych,

3) dokonuje oceny przestrzegania celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków
oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.

4. Do zakresu zadań audytora wewnętrznego należy w szczególności:

1) Wykonywanie identyfikacji i analizy ryzyka w zakresie niezbędnym w planowaniu długoterminowym i planowaniu zadania audytowego.

2) Przygotowanie rocznych planów audytu, zawierających w szczególności:

a) analizę obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi,

b) tematy audytu wewnętrznego,

c) proponowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznych w kolejnych latach,

d) proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego i przedkładanie do oceny oraz akceptacji Prezydentowi.

3) Przeprowadzenie zaplanowanego audytu wewnętrznego poprzez rzetelne, obiektywne i niezależne ustalenie stanu faktycznego, określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności.

4) Przedstawienie wyników zadania audytowego w sprawozdaniu z wykonania audytu wewnętrznego.

5) Monitorowanie wykonania zaleconych działań naprawczych po przeprowadzonym audycie wewnętrznym.

6) Współpraca z innymi komórkami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie opiniowania projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz propozycji zmian organizacyjnych.

7) Doradztwo w zakresie identyfikacji i oceny zagrożeń w działalności Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta, działania na rzecz uświadamiania ryzyka i skutecznego nim zarządzania.

5. W uzasadnionych przypadkach na polecenie Prezydenta audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny poza rocznym planem audytu.

6. Audytor wewnętrzny przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego zawiadamia kierownika komórki organizacyjnej, w której przeprowadzany będzie audyt, o przedmiocie
i przewidywanym czasie trwania audytu wewnętrznego.

7. Po przeprowadzeniu audytu wewnętrznego audytor sporządza sprawozdanie wstępne, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

8. Wstępne sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej, która podlegała audytowi.

9. Kierownik audytowanej komórki organizacyjnej może zgłosić na piśmie w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu wstępnym.

10. Sprawozdanie końcowe, zawierające sprawozdanie wstępne, pisemne uwagi i wyjaśnienia kierownika komórki organizacyjnej, która podlegała audytowi wewnętrznemu,
a także odpowiedź audytora wewnętrznego na te uwagi, przekazywane są Prezydentowi.

11. Prezydent na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania Urzędu lub jednostek organizacyjnych Miasta, informując o tym audytora wewnętrznego.

12. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, Prezydent informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.

13. Audytor wewnętrzny przedstawia Prezydentowi Miasta:

1) do końca marca każdego roku – sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni,

2) do końca października każdego roku – plan audytu na rok następny.

14. Przeprowadzenie prac audytorskich odbywa się według ustalonych zasad oraz procedur audytu wewnętrznego, zawierających w szczególności metody dokonywania analizy ryzyka oraz sposoby prowadzenia audytu wewnętrznego.

III. Niezależność i uprawnienia audytora wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim w Koninie oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta prowadzi utworzona w tym celu komórka audytu wewnętrznego w randze samodzielnego stanowiska pod nazwą Audytor Wewnętrzny.

2. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta Konina.

3. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania w sposób niezależny, obiektywny, bezstronny i wolny od uprzedzeń.

4. Audytor wewnętrzny zobowiązany jest dbać o to, aby nie powstał konflikt interesów, a w szczególności:

1) nie może przyjmować jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszyć jego całkowitą niezależność, uczciwość i obiektywizm w wykonywaniu pracy lub mogłyby
być postrzegane w ten sposób,

2) w okresie 1-2 lat nie powinien przeprowadzać audytu tej działalności, którą sam uprzednio prowadził lub, za którą odpowiadał,

3) nie powinien przeprowadzać audytu działalności, w którą zaangażowani są członkowie jego rodziny lub inne blisko związane z nim osoby.

5. O każdym przypadku próby naruszenia niezależności lub obiektywizmu audytora wewnętrznego albo możliwości wystąpienia konfliktu interesów audytor wewnętrzny informuje Prezydenta.

6. Audytor wewnętrzny nie może być bezpośrednio zaangażowany w tworzenie procedur, regulaminów i instrukcji, a jedynie może je opiniować.

7. Audytor wewnętrzny ma nieograniczony dostęp do wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta, a także do wszystkich dokumentów oraz wszelkich innych źródeł informacji, które są niezbędne do wypełnienia jego obowiązków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

8. Pracownicy Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta są zobowiązani do pełnej współpracy z audytorem wewnętrznym podczas wykonywania jego obowiązków.

IV. Współpraca audytora wewnętrznego z audytem zewnętrznym

1. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi.

2. Współpraca audytora wewnętrznego z audytorami zewnętrznymi obejmuje:

1) udostępnianie audytorom zewnętrznym, za zgodą Prezydenta, sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych, odpowiedzi na nie oraz wyników działań z wykonania rekomendacji zawartych w sprawozdaniach,

2) nadzór nad wykonaniem działań naprawczych wynikających z raportów audytorów zewnętrznych.

3. Treść raportów audytorów zewnętrznych oraz zewnętrznych organów kontrolnych jest udostępniana audytorowi wewnętrznemu. Kwestie zawarte w tych raportach powinny być wykorzystane przy planowaniu obszarów przyszłych prac audytorskich.

Prezydent Miasta Konina

Kazimierz Pałasz